Трудовой договор – основной документ, регламентирующий отношения между работодателем и архивариусом. От правильного оформления договора зависят как юридическая защита сторон, так и эффективность работы архива. В статье подробно рассмотрены законодательные основы, обязательные реквизиты договора, типовые положения и пример заполнения.

Законодательная база

Оформление трудового договора с архивариусом регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле» от ;
• Приказы Роструда (например, Письмо Роструда № 3042‑6‑0, определяющее порядок разработки должностных инструкций);
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, правила эксплуатации средств хранения документов и др.).

Все пункты договора должны соответствовать требованиям указанных документов, иначе они могут быть признаны недействительными.

Состав трудового договора с архивариусом

Общие сведения

В начале договора указываются:

1. Полное наименование работодателя (юридическое лицо), его ИНН, ОГРН и адрес регистрации;
2. ФИО, паспортные данные, СНИЛС и место жительства работника;
3. Дата и место заключения договора (например, «Москва, »).

Предмет договора

Работник принимается на должность архивариуса в соответствии с утверждённой должностной инструкцией. Пример формулировки:

Работник принимается на работу в ООО «Архивные решения» на должность архивариуса.
Должностные обязанности определяются Должностной инструкцией архивариуса (Приложение № 1 к настоящему договору).

Ставка, оплата труда и надбавки

• Размер основной заработной платы (в рублях) и порядок её выплаты (ежемесячно, 2‑й день месяца);
• Возможные надбавки: за работу с особыми условиями, за квалификацию, за выполнение планов по обработке документов;
• Указание на систему премирования (например, премия за безупречное ведение архива).

Рабочее время и место работы

Для архивных подразделений характерен режим «5/2», но в договоре могут быть предусмотрены:

• Стандартный график: 40 часов в неделю, с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед 1 час;
• Указание на возможность работы в выходные дни в случае проведения инвентаризации или срочного пересмотра документов;
• Место выполнения работы – адрес архива (например, «г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкина, д. 12»).

Права и обязанности сторон

В договоре перечисляются основные права и обязанности обеих сторон. Примерный перечень:

Условия труда и охрана труда

В договоре указываются:

• Наличие средств индивидуальной защиты (перчатки, маски, средства для работы с химикатами);
• Проведение инструктажей по технике безопасности не реже одного раза в полугодие;
• Обеспечение комфортных условий (освещение, вентиляция, температура в архивных помещениях).

Испытательный срок

Согласно ТК РФ испытательный срок может составлять до 3 месяцев. В договоре фиксируются:

• Продолжительность испытательного срока (например, 2 мес.);
• Критерии оценки (точность ввода данных, соблюдение сроков обработки документов);
• Права сторон в случае прекращения договора в испытательный период.

Порядок расторжения и прекращения договора

В договоре описываются основания и процедуры расторжения:

1. По инициативе работника (уведомление за 2 недели);
2. По инициативе работодателя (уведомление за 2 недели, либо в случае нарушения трудовой дисциплины – с указанием конкретных оснований);
3. По соглашению сторон;
4. В случае ликвидации организации или реорганизации.

Приложения к договору

К трудовому договору обязательно прилагаются:

• Приложение 1 – Должностная инструкция архивариуса;
• Приложение 2 – Правила внутреннего трудового распорядка;
• Приложение 3 – Правила эксплуатации средств хранения документов;
• Приложение 4 – Согласие работника на обработку персональных данных (по ФЗ‑152).

Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция – документ, регламентирующий организационно‑правовой статус архивариуса, его квалификационные требования и порядок выполнения обязанностей. Согласно письму Роструда № 3042‑6‑0, инструкция считается обязательной частью трудового договора.

Ключевые разделы инструкции

1. Общие положения – цель работы, место в структуре организации.
2. Требования к квалификации – образование (высшее или среднее специальное в области архивоведения), стаж работы, знание нормативных актов.
3. Обязанности – ведение реестров, контроль за сохранностью документов, подготовка архивных справок, участие в инвентаризациях.
4. Права – доступ к необходимой информации, участие в совещаниях, получение рекомендаций по улучшению процессов.
5. Ответственность – за нарушение правил хранения, за утрату или порчу документов.
6. Порядок взаимодействия – с другими подразделениями, с внешними пользователями архивных материалов.

Образцы инструкций доступны на порталах smartoriginal-rostov.ru, NRM.UZ и в системе КонсультантПлюс. Их можно скачать бесплатно и адаптировать под конкретные нужды организации.

Пример типового трудового договора архивариуса (2026 г.)

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ___
г. Москва «07» октября 2026 г.

ООО «Архивные решения», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и
Гражданин России Петров П.П., паспорт № 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы г., СНИЛС 123-456-789 00, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Предмет договора
 1.1. Работник принимается на работу в ООО «Архивные решения» на должность архивариуса.
 1.2. Должностные обязанности определяются Должностной инструкцией архивариуса (Приложение № 1).

Ставка и оплата труда
 2.1. Оклад Работника составляет 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей в месяц.
 2.2. Работнику выплачивается надбавка за работу с особыми условиями в размере 5 % от оклада.
 2.3. Выплата заработной платы производится дважды в месяц (15‑е и последний день месяца) на банковскую карту Работника.

Рабочее время и место работы
 3.1. Рабочий день – 8 часов, с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв – 1 час.
 3.2. Место выполнения работы – г. Москва, ул. Пушкина, д. 12 (архивное подразделение).

Права и обязанности сторон
 4.1. Работник обязуется:
 • вести учет и хранение архивных документов в соответствии с инструкцией;
 • соблюдать правила эксплуатации средств хранения (шкафы, микрофильмы);
 • сдавать ежемесячный отчет о проделанной работе;
 • соблюдать правила охраны труда и пожарной безопасности.
 4.2. Работодатель обязуется:
 • своевременно выплачивать заработную плату;
 • обеспечивать Работника необходимыми средствами и оборудованием;
 • предоставлять возможность повышения квалификации.

Испытательный срок
 5.1. Испытательный срок составляет 2 (два) месяца с даты начала работы.
 5.2. По окончании испытательного срока составляется акт о прохождении испытания.

Порядок расторжения договора
 6.1. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон с уведомлением за 2 недели.
 6.2. В случае нарушения трудовой дисциплины Работодатель вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке, указав причины в письменном уведомлении.

Прочие условия
 7.1. К договору прилагаются:
 • Приложение № 1 – Должностная инструкция архивариуса;
 • Приложение № 2 – Правила внутреннего трудового распорядка;
 • Приложение № 3 – Правила эксплуатации средств хранения документов.
 7.2. Все споры, возникающие из настоящего договора, решаются в соответствии с ТК РФ.

Подписи сторон:
_____________________ _____________________(Работодатель) (Работник)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли заключать договор с архивариусом без испытательного срока? Да, если работник имеет стаж работы в архиве более 3 лет и подтверждённые квалификации, стороны могут договориться об отказе от испытательного срока.
• Какие документы обязаны быть приложениями к договору? Должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, правила эксплуатации средств хранения, согласие на обработку персональных данных.
• Как оформить договор с архивариусом‑советником, работающим удалённо? Указывайте в пункте «Место работы» адрес удалённого места, а в разделе «Рабочее время» – гибкий график с указанием обязательных часов присутствия в онлайн‑режиме.
• Что делать, если архивариус нарушил правила хранения? В договоре должна быть предусмотрена дисциплинарная ответственность (выговор, штраф, увольнение) в соответствии с ТК РФ и локальными нормативными актами.
• Можно ли включить в договор пункт о конфиденциальности? Да, это рекомендуется. Включите отдельный раздел «О конфиденциальной информации», где указывается обязанность не разглашать сведения, полученные в процессе работы.

Трудовой договор с архивариусом – документ, который объединяет требования Трудового кодекса, нормативные акты в сфере архивного дела и внутренние правила организации. Правильно оформленный договор защищает интересы обеих сторон, упрощает управление персоналом и способствует эффективному функционированию архива.

При составлении договора обязательно:

• Соблюдать форму и обязательные реквизиты, указанные в ТК РФ;
• Приложить актуальную должностную инструкцию и локальные нормативные акты;
• Учитывать особенности работы с архивными документами (охрана труда, правила эксплуатации средств хранения);
• Проверить соответствие всех пунктов действующему законодательству.

Используйте представленный образец как основу, адаптируя его под конкретные условия вашего предприятия. При необходимости привлеките юридическую экспертизу, чтобы гарантировать полное соответствие нормативным требованиям.