В современных условиях электронные документы (ЭД) становятся основной формой делопроизводства в государственных и муниципальных органах. Их учет, хранение и использование в архиве регулируются рядом нормативных актов, а также практическими рекомендациями, разработанными Росархивом и судебными органами.

Основные понятия и терминология

• СЭД (Система электронного документооборота) – программный комплекс, обеспечивающий создание, регистрацию, маршрутизацию и хранение электронных документов в рамках организации.
• СХЭД (Система хранения электронных документов) – специализированная система, предназначенная для приёма, учёта, долговременного хранения и обеспечения доступа к архивным электронным документам.
• Электронное дело – совокупность электронных документов и электронных копий документов, объединённых в единый архивный объект.
• Опись дел – документ, содержащий перечень всех материалов, входящих в электронное дело, и их метаданные.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие учет и хранение электронных документов в государственных архивах:

1. Приказ Росархива № 77 от  г. – «Об организации учёта, сроков и нюансов хранения электронных архивных документов». В этом приказе определены требования к формированию описи дел, формам учётных документов и срокам их хранения.
2. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от  г; (ред. от ). – «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования электронных архивных документов». Приказ устанавливает порядок передачи электронных дел в судебные архивы, а также требования к их юридической значимости.
3. Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов (далее – Рекомендации) – документ, направленный на упорядочение процессов формирования, передачи и учёта электронных дел.
4. Федеральный закон «Об архивных документах» и другие нормативные акты, определяющие общие принципы архивного дела.

Процесс формирования электронного дела

Подготовка документов в СЭД

СЭД формирует электронные документы и их электронные копии. На этапе подготовки к передаче в архив система может автоматически сформировать:

• Электронное дело (включающее все документы и их метаданные);
• Четыре экземпляра описи дел (три бумажных и один электронный);
• Экземпляр акта о передаче – один остаётся в архиве, второй – в суде (для судебных дел).

Перенос в СХЭД

После формирования в СЭД электронное дело передаётся в СХЭД, где происходит:

1. Приём и проверка целостности файлов;
2. Регистрация в системе учёта (присвоение уникального идентификатора);
3. Создание и привязка к делу электронных копий (если оригиналы находятся в бумажном виде);
4. Обеспечение метаданных, необходимых для последующего поиска и использования.

Учет электронных документов в архиве

Основные учетные документы

Согласно Приказу № 77, в учётных документах должны присутствовать:

• Опись дел (в бумажном и электронном виде);
• Акт приёма‑передачи электронного дела;
• Регистрационный журнал (в СХЭД) – фиксирует дату приёма, идентификатор, ответственного сотрудника и срок хранения;
• Формы учётных и иных документов, утверждённые уполномоченным федеральным органом (при необходимости).

Сроки хранения

Сроки хранения определяются в зависимости от категории документа:

Методы контроля и аудита

Для обеспечения достоверности и юридической значимости электронных документов применяются:

• Электронные подписи и сертификаты (КЭП);
• Контроль целостности (хеш‑суммы, контрольные коды);
• Регулярные аудиторские проверки (ежегодные, а также при смене ответственного персонала);
• Логирование всех операций доступа и изменения в СХЭД.

Практические рекомендации по организации учёта

1. Стандартизация метаданных. Внедрите единый справочник номенклатуры дел, который будет использоваться как в СЭД, так и в СХЭД. Это упрощает поиск и автоматическую генерацию описи.
2. Автоматизация формирования описи. Настройте СЭД на автоматическое создание электронных опсис в формате XML/JSON, соответствующих требованиям Приказа № 77.
3. Дублирование критически важных документов. Храните один экземпляр акта в архиве, второй – в суде (для судебных дел) или в центральном реестре (для государственных дел).
4. Регулярное тестирование резервных копий. Проводите проверку восстановления данных минимум раз в квартал.
5. Обучение персонала. Организуйте семинары по работе с СЭД/СХЭД, правилам электронного подписания и требованиям к учётным документам.

Технологические аспекты СХЭД

Архитектура системы

Современные СХЭД построены на принципах:

• Модульности – отдельные модули отвечают за приём, хранение, поиск и выдачу документов;
• Масштабируемости – возможность расширения объёма хранилища без потери производительности;
• Безопасности – шифрование данных, многоуровневая аутентификация, разграничение прав доступа.

Форматы хранения

Для обеспечения долгосрочной сохранности рекомендуется использовать открытые форматы:

• PDF/A‑2/3 для текстовых документов;
• TIFF/PNG для сканов;
• XML/JSON для метаданных и описей.

Интеграция с другими системами

СХЭД должна быть способна к обмену данными с:

• СЭД (для автоматической передачи электронных дел);
• Государственными информационными системами (ГИС, ЕГРН и др.);
• Судебными информационными системами (для передачи судебных дел).

Юридическая значимость и защита данных

Для признания электронных документов юридически значимыми необходимо соблюсти следующие условия:

• Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) подписанта;
• Документ должен быть сохранён в неизменяемом виде (технология «write‑once‑read‑many» – WORM);
• Подтверждение факта передачи в архив (акт приёма‑передачи, подписанный обеими сторонами).

Защита данных обеспечивается:

• Шифрованием при передаче (TLS/SSL);
• Хранением в защищённых дата‑центрах с физическим и логическим контролем доступа;
• Регулярным обновлением программного обеспечения и антивирусных решений.

Примерный порядок действий при передаче электронного дела в архив

1. Подготовка в СЭД: формирование электронного дела, генерация описи (4 экземпляра), подготовка акта о передаче.
2. Подписание: электронная подпись всех документов (КЭП); проверка корректности подписи.
3. Передача в СХЭД: загрузка файлов через защищённый канал, автоматическая проверка целостности (хеш‑суммы).
4. Регистрация в учётной системе: присвоение уникального идентификатора, запись в журнал приёма.
5. Формирование архивного пакета: объединение электронного дела, описи и акта в один архивный контейнер (например, ZIP с подписью).
6. Хранение: размещение в WORM‑хранилище, резервное копирование в отдельный дата‑центр.
7. Контроль и аудит: проведение первой проверки через 30 дней, последующие аудиты раз в год.

Учет электронных документов в государственном архиве – это комплексный процесс, требующий согласованной работы СЭД и СХЭД, строгого соблюдения нормативных актов (приказов № 77 Росархива, № 56 Судебного департамента) и внедрения современных технологических решений. При правильной организации:

• Обеспечивается юридическая значимость и достоверность архивных материалов;
• Сокращаются издержки на бумажный документооборот;
• Увеличивается скорость доступа к архивным данным для государственных и судебных органов.

Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, организации смогут эффективно управлять электронными архивными документами, гарантируя их сохранность и соответствие требованиям законодательства.

Полезные ссылки:

• Приказ Росархива № 77 от
• Приказ Судебного департамента № 56 от (ред. от )
• Рекомендации по комплектованию и учёту электронных архивных документов