Архивное дело является неотъемлемым элементом государственной и муниципальной управления. В системе органов местного самоуправления управление архивами мэрии (часто официально именуемое Главным архивным управлением или Управлением по делам архивов) выполняет ключевую роль по сохранению документального наследия города, обеспечению прав граждан на доступ к информации и поддержке текущей управленческой деятельности администрации.

Правовая основа и статус органа

Деятельность архивных органов мэрий регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий принципы организации архивного дела, права и обязанности участников архивных отношений.
• Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ по вопросам хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
• Уставы городских округов и муниципальных образований, а также положения о структуре администрации (мэрии).
• Местные нормативные правовые акты (постановления мэра, распоряжения главы администрации), например, Постановление Администрации г. Орла от № 317 или постановление мэра Ярославля от 15 декабря 2004 года № 5088, создавшие соответствующие структуры.

Согласно предоставленным сведениям, такие органы могут иметь статус:

1. Функционального органа исполнительной власти (пример: Главное архивное управление города Москвы — Главархив Москвы).
2. Муниципального казенного учреждения (МКУ) (примеры: МКУ «Красноярский городской архив», МКУ «Новосибирский городской архив», МКУ «Муниципальный архив города Ярославля»).
3. Управления по делам архивов внутри структуры администрации (пример: Администрация городского округа Тольятти).

Основные цели и задачи

Главная цель — реализация единой государственной политики в области архивного дела на территории соответствующего муниципального образования (города, городского округа).

Ключевые задачи:

• Постоянное хранение и учет документов Архивного фонда города, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
• Комплектование архивных фондов: прием документов от органов законодательной и исполнительной власти, судов, прокуратуры, промышленных, транспортных, строительных, научных, учебных и иных организаций.
• Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), восстановление и консервация поврежденных документов.
• Информационное обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления.
• Удовлетворение прав граждан на архивную информацию: выдача архивных справок, копий документов, организация удаленного доступа.
• Организация использования документов в научных, культурно-просветительских, учебных и иных целях.
• Государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле (актуально для Главархива Москвы как органа регионального контроля).

Структура и направления работы

Типичная структура управления архивами мэрии включает следующие функциональные блоки:

Отдел комплектования и учета (Приемка фондов)

Работа со структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями по вопросам:

• Сохранности документов в ведомствах-образователях.
• Экспертизы документов на предмет исторической ценности.
• Сдачи документов в архив по истечении сроков хранения в ведомствах.
• Формирования научного справочного аппарата (описаний, путеводителей).

Отдел хранения и обеспечения сохранности

• Обеспечение режима хранения (климат, освещение, безопасность).
• Борьба с биологическими повреждениями (грибок, насекомые, грызуны).
• Аварийно-восстановительные работы.

Отдел использования и информационного обслуживания (Читальный зал / Справочно-информационная служба)

• Обслуживание пользователей в читальных залах.
• Выдача архивных справок (в т.ч. с проставлением апостиля для вывоза за пределы РФ — функция Главархива Москвы).
• Организация дистанционного доступа через Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов и порталы вроде «Архивы России» или «Электронная Москва».
• Публикация документов, подготовка выставок, издание путеводителей и сборников документов.

Отдел оцифровки и электронного документооборота

Современный вектор развития — создание электронных копий фондов, внедрение систем электронного управления документами (СЭД) в администрации, формирование единых цифровых репозиториев.

Методологический и контрольный отдел

Осуществляет методическое руководство архивами ведомств и учреждений города, проводит проверки состояния делопроизводства и сохранности документов у образователей фондов.

Примеры организации работы в крупных городах (на основе открытых данных)

Современные вызовы и перспективы развития

На современном этапе управление архивами мэрии сталкивается с рядом вызовов, решение которых определяет стратегию развития:

1. Цифровая трансформация: Переход от бумажного делопроизводства к электронному (СЭД, АИС «Делопроизводство»). Необходимость архивирования «рожденно-цифровых» документов с сохранением их юридической силы и подлинности (КЭП, хеш-суммы).
2. Обеспечение открытости данных (Open Data): Публикация массивов архивных документов на открытых порталах (data.mos.ru, порталы открытых данных регионов) в машиночитаемых форматах.
3. Массовая оцифровка фондов: Проекты по сканированию наиболее востребованных фондов (метрические книги, ревизские сказки, личные дела, проектная документация) для удаленного доступа.
4. Кадровый голод: Нехватка квалифицированных архивистов, обладающих компетенциями как в классической архивистике, так и в IT (XML/EAD, базы данных, информационная безопасность).
5. Инфраструктурное обновление: Строительство и реконструкция архивных зданий по современным стандартам (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003), оснащение модульными стеллажами, системами газового пожаротушения.
6. Межведомственное взаимодействие: Интеграция с Единой системой навигации по архивным фондам, ЗАГС, нотариатом, МФЦ для автоматизации выдачи справок по запросам граждан («Жизненные ситуации» на Госуслугах).

Взаимодействие с гражданами и организациями

Управление архивами мэрии является точкой входа для граждан, нуждающихся в документальном подтверждении прав:

• Социально-правовые справки: о стаже работы, зарплате, награждениях, проживании (для пенсий, льгот, судебных споров).
• Генеалогические запросы: поиск сведений о предках (метрические книги, переписи, ревизские сказки, домашние книги).
• Земельно-имущественные споры: проектная документация, акты приема-передачи, планы межевания.
• Научные и учебные исследования: доступ к десекреченным фондам, материалам истории города, градостроительства.

Для удобства пользователей внедряются электронные очереди, прием заявлений через порталы Госуслуг (Региональные порталы, например, Госуслуги Москвы), видеоконсультирование.

Управление архивами мэрии, это не просто «склад старых бумаг», а высокотехнологичный информационный ресурс города. От качества его работы зависит:

• Правовая защищенность граждан (подтверждение прав).
• Прозрачность и отчетность власти (доступ к решениям администрации прошлых лет).
• Сохранение исторической памяти и культурной идентичности города.
• Эффективность текущего управления (грамотное делопроизводство, залог скорости принятия решений).

Дальнейшее развитие отрасли лежит в плоскости создания единых цифровых архивных пространств, обеспечивающих бесшовный доступ к достоверной информации для власти, бизнеса и общества, при строгом соблюдении требований законодательства о защите персональных данных и гостайне.

Статья подготовлена на основе открытых данных с порталов «Архивы России», официальных сайтов администраций городов (Москва, Красноярск, Омск, Тольятти, Новосибирск, Ярославль, Долгопрудный), сведений Рувики, RUS-DATA и нормативных правовых актов РФ. Актуально на .