Управление деятельностью архива — это сложный, многоуровневый процесс, направленный на обеспечение сохранности, учетного контроля и оперативного доступа к документам, составляющим Архивный фонд Российской Федерации и архивы организаций. В условиях цифровой трансформации и изменения нормативной базы (актуально на ) подходы к архивному делу претерпевают качественные изменения: от бумажного хранения к управлению жизненным циклом электронных документов.
Нормативно-правовая основа и методологическая база
Деятельность архивов в России строго регламентируется федеральным законодательством и подзаконными актами. Ключевыми документами, определяющими правила организации работы, являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ).
- Методические рекомендации Росархива к указанным Правилам, подготовленные для информационного сопровождения и методического обеспечения внедрения норм в практику работы государственных, муниципальных архивов, архивов РАН, музеев и библиотек.
Согласно информации с портала «Архивы России», приоритетной задачей на текущем этапе является определение единых архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам. Эти системы должны обеспечивать:
- Юридически значимый электронный документооборот федеральных органов исполнительной власти.
- Управление электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла в делопроизводстве.
- Долговременное хранение документов в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах.
Организационная структура управления архивом
Как указывается в методических материалах (в частности, в руководствах по организации архива организации), распределение ответственности строится иерархически:
- Руководитель организации несет общее руководство деятельностью архива.
- Руководитель самостоятельного структурного подразделения (архива) управляет повседневной деятельностью архива.
В образовательной среде (программы МДК 02.03 «Методика и практика архивоведения», учебники Раскина Д.И., Сокова А.Р., Преображенской Г.С.) акцент делается на освоении:
- Научных основ российского архивоведения.
- Системы научно-справочного аппарата к архивным документам.
- Современных методов и технологий управления архивным делом.
Исторически (по Преображенской Г.С.) управление архивами прошло путь от централизации (1922–1929 гг;) к созданию командно-административной системы, а сегодня — к внедрению процессного подхода и цифровых платформ.
Ключевые проблемы управления и пути их решения
Аналитические обзоры (например, материалы за ) выделяют главную проблему современного архива — комбинированный характер фондов. Далеко не все документы можно хранить только в электронном виде (оригиналы ценных документов, документы с собственноручными подписями, печатями и т.д.).
Концепция непрерывных систем замкнутого цикла
Для наилучшей организации управления гибридными архивами эксперты рекомендуют применять непрерывные системы замкнутого цикла. Их суть:
- Документы изначально создаются в электронном формате (born-digital).
- Проходят полный жизненный цикл в электронном виде (создание, согласование, утверждение, исполнение, хранение на этапе делопроизводства).
- В том же электронном виде поступают в архив для долговременного хранения.
Это позволяет значительно снизить остроту проблемы синхронизации бумажных и электронных копий, исключить дублирование трудов и гарантировать юридическую значимость электронных оригиналов.
Автоматизация и программное обеспечение: от теории к практике
Современное управление архивом немыслимо без специализированных информационных систем. Рынок предлагает решения разного уровня:
Корпоративные платформы ЭДО и управления архивами
- Платформа Docsvision (модуль «Управление архивом» / DocsVision Управление архивом документов): готовое решение для организации делопроизводства и хранения электронных документов. Функционал: ведение номенклатуры дел, готовые образцы и шаблоны, списание документов в электронный архив. Выпущены версии 4.5 и новые приложения.
- Система WSS Docs: ориентирована на управление физическим архивом (отслеживание перемещения коробов, быстрый поиск бумажных документов) и организацию электронного хранения.
- Специализированные системы логистики физического архива: инструменты для реализации лучших практик управления логистическими процессами, контроля перемещения и учета физических оригиналов.
Специфические инструменты (IT-инфраструктура)
Интересный пример нишевого управления — Microsoft AGPM (Advanced Group Policy Management) в составе MDOP. Здесь «архив» понимается как хранилище версий объектов Групповых политик (GPO). Администратор AGPM управляет доступом к архиву и ограничивает количество хранимых версий. Это иллюстрирует универсальность архивных принципов (версионирование, контроль доступа, жизненный цикл) в любой предметной области.
Внедрение электронного архива: стратегия и этапы
Согласно экспертным материалам (обзор за ), внедрение электронного архива требует системного подхода. Выделяются 6 принципов и 8 этапов внедрения:
Принципы успешного внедрения:
- Соответствие законодательству (ФЗ-125, требования Росархива).
- Обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭП,/hash-суммы, метки времени).
- Непрерывность жизненного цикла (от создания до уничтожения/бессрочного хранения).
- Единое информационное пространство (интеграция с ЭДО, 1С, CRM).
- Масштабируемость и отказоустойчивость инфраструктуры.
- Квалификация персонала (обучение архивариусов работе с ЭА).
Основные этапы проекта:
- Аудит текущего состояния архива и документооборота.
- Разработка технического задания и функциональных требований.
- Выбор программного обеспечения и поставщика.
- Проектирование архитектуры системы (номенклатура, классификатор, права доступа).
- Пилотная эксплуатация на ограниченном массиве документов.
- Миграция исторических данных (цифровой вход, распознавание, атрибуция).
- Полноценный запуск и ввод в промышленную эксплуатацию.
- Сопровождение, аудит сохранности, обновление форматов (миграция данных).
Важно: «На внедрении не стоит экономить средства, ведь стабильность системы управления электронным архивом — залог успеха организации». Автоматизация работы архива не отменяет необходимость квалифицированного архивариуса, а меняет профиль его компетенций (IT-навыки, знание стандартов долговременного хранения — OAIS, пресервинг).
Учет, хранение и использование: операционная деятельность
Ежедневная работа архива строится вокруг трех китов, закрепленных в Правилах и Методических рекомендациях:
| Направление | Ключевые процессы | Современные инструменты |
|---|---|---|
| Комплектование и учет | Приемка документов по актам, экспертиза стоимостей, формирование номенклатуры дел, описание дел (традиционное и автоматизированное), присвоение шифров. | АИС архива, сканирование с OCR, автоматическое заполнение карточек метаданными из ЭДО. |
| Хранение и сохранность | Обеспечение микроклимата (для бумаги), защита от НСД, резервное копирование (для ЭА), контроль целостности (хеш-суммы), пресервинг (миграция форматов). | Климатические системы, СКУД, системы мониторинга, георепликация баз данных, программные модули пресервинга. |
| Использование и выдача | Обслуживание пользователей (внутренних и внешних), поиск по справочно-поисковому аппарату (СПА), выдача оригиналов/копий/электронных образов, учет движения документов. | Веб-порталы архива, Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), системы доставки сканов, электронная подпись при выдаче. |
Кадровое обеспечение и развитие компетенций
Управление архивом, это управление знаниями и людьми. Современные стандарты профессионального обучения (профессионалитет, программы 46.01.03, 46.02.02) требуют от архивариуса:
- Знания теории и методики архивоведения (учебники для вузов: «Архивоведение (теория и методика)», работы Раскина, Сокова).
- Навыков работы с АИС, СУБД, средствами ЭЦП, блокчейн-технологиями для подтверждения подлинности.
- Понимания процессов цифровой трансформации документированных сфер деятельности.
- Умения организовывать работу по защите персональных данных и гостайны в архиве.
Платформы вроде RoleCatcher и образовательные социальные сети акцентируют внимание на том, что навыки управления архивами востребованы в различных отраслях и напрямую влияют на карьерное развитие специалистов.
Управление деятельностью архива на 2026 год характеризуется неразрывной связкой «нормативка, технология, компетенции». Главные тренды:
- Трансформация в «Цифровой архив по умолчанию» (Digital by Default): отказ от создания бумажных оригиналов там, где это позволяет закон.
- Единые стандарты интеграции: внедрение функциональных требований Росархива к ИС для бесшовного перехода документов из делопроизводства в архив.
- Управление рисками сохранности: переход от реактивной модели (тушение пожаров) к проактивной (мониторинг целостности, планы аварийного восстановления).
- Открытость и доступность: развитие удаленного доступа к архивным фондам через единые порталы (ЕГАФ, портал «Архивы России»).
Успешное управление архивом сегодня — это не просто «хранение бумаг», а построение надежной информационной инфраструктуры организации, гарантирующей правовую защищенность, историческую память и операционную эффективность бизнеса и государства.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов, методических рекомендаций Росархива, аналитических обзоров рынка ПО (Docsvision, WSS Docs, Microsoft AGPM) и учебно-методической литературы (Раскин Д.И;, Соколов А.Р., Преображенская Г.С.) по состоянию на .