Управление по делам архивов – это структурное подразделение администрации города Сарапула‚ отвечающее за сохранение‚ систематизацию и обеспечение доступа к документам‚ образующим историческую и правовую основу деятельности органов местного самоуправления.

Правовые основы деятельности

Деятельность Управления регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации»;
• Закон РФ от № 309‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Устав города Сарапула‚ в котором предусмотрено создание и функционирование архивных подразделений;
• Приказ администрации г. Сарапула № ____ от «____» 2023 г. «Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов».

Основные задачи и функции

Ключевые задачи Управления включают:

1. Сбор‚ прием‚ регистрацию и хранение архивных документов‚ поступающих от органов исполнительной‚ законодательной и судебной власти‚ а также от юридических и физических лиц.
2. Создание и поддержание единой архивной системы (ЕАС) для обеспечения единого доступа к документам.
3. Осуществление научно‑технического обеспечения архивов‚ включая цифровизацию и электронный архив.
4. Обеспечение правовой защиты архивных фондов и контроль за их сохранностью.
5. Оказание информационных услуг гражданам‚ организациям и исследователям.
6. Разработка и внедрение нормативных актов‚ регламентирующих архивную деятельность в городе.

Структура Управления

Управление состоит из нескольких отделов‚ каждый из которых отвечает за определённый блок задач:

• Отдел приёма и регистрации документов – ответственен за первичный прием архивных материалов‚ их классификацию и внесение в реестр.
• Отдел хранения и консервации – обеспечивает надёжное физическое и климатическое хранение бумажных архивов.
• Отдел цифровизации и электронного архива – занимается сканированием‚ оцифровкой и размещением документов в электронных системах.
• Отдел информационных услуг – обслуживает запросы граждан и организаций‚ выдаёт копии документов‚ проводит экскурсии и лекции.
• Отдел правового обеспечения – контролирует соблюдение законодательства в сфере архивного дела‚ разрабатывает внутренние регламенты.
• Отдел аналитики и разработки – проводит исследования архивных фондов‚ готовит аналитические материалы для администрации.

Архивные фонды города

В Управление по делам архивов входят следующие основные архивные фонды:

• Государственный архив г. Сарапула (основные документы с 1917 г. по настоящее время);
• Архив муниципальных образований (районы‚ сельские поселения);
• Архивные фонды предприятий и организаций‚ действующих в городе (промышленные‚ культурные‚ образовательные учреждения);
• Личные архивы выдающихся деятелей Сарапула.

Услуги для граждан и организаций

Управление предоставляет широкий спектр услуг‚ среди которых:

1. Выдача копий документов – как в бумажном‚ так и в электронном виде (по запросу и в соответствии с законодательством).
2. Консультации – помощь в поиске нужных материалов‚ разъяснение порядка доступа к архивным сведениям.
3. Экскурсии – тематические экскурсии для школьников‚ студентов и всех желающих.
4. Цифровые услуги – онлайн‑поиск в электронном архиве‚ получение сканов через портал «Госуслуги».
5. Аренда помещений – предоставление архивных залов для проведения научных конференций и выставок.

Проекты цифровизации

В рамках программы «Цифровой архив России» Управление реализует следующие проекты:

• Оцифровка более 200 тыс. страниц исторических документов (период 1917‑1991 гг.) до конца 2025 года.
• Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для всех органов администрации г. Сарапула;
• Создание публичного онлайн‑каталога архивных фондов с возможностью поиска по ключевым словам и датам.
• Разработка мобильного приложения «Архив Сарапула»‚ позволяющего получать быстрый доступ к сканам и справочной информации.

Как обратиться в Управление

Для получения информации или подачи запроса необходимо выполнить следующие шаги:

1. Заполнить электронную форму на официальном сайте администрации г. Сарапула (sarapul-adm.ru/archives).
2. Указать цель обращения‚ перечень требуемых документов и желаемый формат (бумажный/электронный).
3. При необходимости приложить копию удостоверения личности (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
4. Ожидать подтверждения о принятии запроса – обычно в течение 3‑5 рабочих дней.
5. Получить готовый материал в офисе Управления (по адресу: пр. Ленина‚ 12‚ г. Сарапул) либо в электронном виде на указанный e‑mail.

Контактная информация

Адрес: г. Сарапул‚ пр. Ленина‚ д. 12‚ офис 3

Телефон: +7 (8362) -5‑00‑55

Электронная почта: archives@sarapul-adm.ru

Часы работы: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (без перерыва); суббота‚ воскресенье — выходные.

Перспективы развития

К 2030 году планируется:

• Полностью перевести все архивные фонды в электронный формат.
• Создать единую региональную архивную сеть‚ объединяющую архивы Удмуртии.
• Внедрить технологии искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста в сканах.
• Расширить международное сотрудничество с архивными учреждениями России и за рубежом.

Управление по делам архивов администрации г. Сарапула играет ключевую роль в сохранении исторической памяти города‚ обеспечивая надёжное хранение и доступ к документам‚ а также внедряя современные цифровые решения; Благодаря профессиональному подходу и постоянному развитию‚ Управление гарантирует‚ что каждый житель и исследователь сможет получить необходимую информацию в удобной и безопасной форме.

Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальный сайт или связаться с отделом информационных услуг по указанным выше контактам.