1 июня 2020 года в архивной сфере Российской Федерации произошло фундаментальное событие — вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях. Данный документ заменил собой действовавший более 13 лет Приказ Минкультуры России от № 19, кардинально обновив правовую базу деятельности муниципальных архивов.
Нормативная основа и правовой статус
Основным документом, регламентирующим работу муниципальных архивов с 2020 года, является:
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57739).
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от № 310 «О признании утратившим силу Приказа Минкультуры России от № 19…». Именно этот приказ установил дату вступления в силу новых Правил — 1 июня 2020 года.
Важно: Действие Правил 2020 года не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (п. 1.2 Правил). Для них действуют специальные режимы секретности.
Сфера действия: кто подчиняется Правилам?
Согласно п. 1.2 Правил, их требования обязательны для следующих субъектов (далее именуемых «архивы»):
- Государственные архивы (федеральные, региональные).
- Муниципальные архивы (архивы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений).
- Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, имеющие архивные фонды.
- Научные организации (в т.ч. организации РАН), хранящие архивные документы.
Таким образом, муниципальные архивы — это ключевой, но не единственный объект регулирования. Правила унифицировали требования для всех типов архивных учреждений, независимо от ведомственной подчиненности.
Ключевые структурные изменения по сравнению с Приказом № 19 (2007 г.)
Новые Правилы имеют иную логику построения: они ориентированы на процессный подход (жизненный цикл документа) и жестко разделяют функции хранения, комплектования, учета и использования.
Хранение документов (Раздел II Правил)
- Требования к помещениям и оборудованию: детализированы параметры микроклимата (температура, влажность), требования к пожаробезопасности, охране, освещению и стеллажному оборудованию.
- Система хранения: введено четкое разделение на основные фонды (постоянное хранение) и вспомогательные/текущие архивы организаций-образователей.
- Консервация и восстановление: закреплены обязанности архивов по проведению профилактических работ, биологической защиты, аварийно-восстановительных мероприятий.
Комплектование архивных фондов (Раздел III Правил)
- Экспертиза документов: усилена роль экспертизы ценности и сроков хранения. Четко прописана процедура проведения экспертизы актами экспертизы (протоколами).
- Передача документов в архивы: установлены единые сроки и формы передачи документов из организаций-образователей (государственных/муниципальных органов, учреждений) в архивы. Введены требования к оформлению передаваемых дел (инвентаризация, упаковка).
- Приемка документов: регламентирован порядок приемки документов на хранение с составлением актов приема-передачи.
Учет архивных документов (Раздел IV Правил)
- Виды учета: закреплены три уровня: государственный (федеральный/региональный), ведомственный и внутренний архивный учет.
- Единая государственная система учета: требования к ведению учета в автоматизированных информационных системах (АИС), обмен данными с федеральным реестром архивных фондов.
- Опись и описание: стандартизированы виды описей (фондовые, описи дел, карточки учета единиц хранения), требования к реквизитам описания в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018.
Использование архивных документов (Раздел V Правил)
- Доступ к документам: детально прописан порядок предоставления документов пользователям (гражданам, организациям) в читальных залах и в электронном виде (дистанционный доступ).
- Сроки хранения и разграничение доступа: четкая привязка режима доступа к истечению сроков ограничения доступа (30, 75, 100 лет и др. согласно ФЗ-125).
- Воспроизведение документов: правила копирования (цифровое, фотокопирование), требования к сохранности оригиналов при массовом копировании.
- Платные услуги: регламентирован порядок оказания платных архивных услуг (справки, копии, научные запросы).
Методическое обеспечение: Рекомендации по применению
Для практической помощи архивам в переходе на новые стандарты Росархивом разработаны и утверждены Методические рекомендации по применению Правил… (утверждены приказом Росархива от № 155).
Данный документ разъясняет «серые зоны» Правил:
- Порядок перевода дел из текущих архивов организаций в муниципальные архивы.
- Специфика учета электронных документов и документов на машинных носителях.
- Примеры заполнения первичной учетной документации (акты, описи, инвентаризационные листы).
- Рекомендации по организации дистанционного доступа к архивным фондам.
Практическое значение для муниципальных архивов
Переход на Правила 2020 года потребовал от муниципальных архивов серьезной внутренней работы:
| Направление деятельности | Что изменилось / Что необходимо сделать |
|---|---|
| Локальные нормативные акты (ЛНА) | Необходима переработка/утверждение новых редакций: Положения об архиве, Инструкций по хранению, Порядка приема документов, Правил пользования фондами, Положения об экспертной комиссии. |
| Договорная работа с организациями-образователями | |
| Автоматизация учета | Приведение АИС в соответствие с требованиями к обмену данными с Единой государственной системой учета архивных фондов (ЕГСУАФ). |
| Защита персональных данных | Жесткое соблюдение 152-ФЗ при предоставлении документов, содержащих ПДн, в читальном зале и дистанционно. |
| Кадровая политика | Повышение квалификации архивистов по новым Правилам (знание ГОСТ Р 7.0.100-2018, новых форм актов, процедур экспертизы). |
Ответственность за нарушение Правил
Нарушение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ:
- Административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение законодательства об архивном деле и архивах).
- Дисциплинарная ответственность для должностных лиц архивов и организаций-образователей.
- Гражданско-правовая ответственность за ущерб, причиненный архивным фондам (порча, утрата документов).
- Уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрывание документов, имеющих особую историческую, научную или культурную ценность).
Резюме: итоги первых лет применения (на 2026 год)
К 2026 году можно констатировать, что Правила 2020 года (Приказ Росархива № 24) стали зрелым инструментом регулирования. Основные тренды текущей практики:
- Цифровизация: Активный переход на электронное документооборот при комплектовании (передача электронных дел в архивы) и использовании (порталы «Архивы России», региональные информационные системы).
- Унификация: Практически все муниципальные архивы привели ЛНА в соответствие с Приказом № 24.
- Фокус на доступности: Расширение практики дистанционного заказа справок и копий документов, что особенно актуально для муниципальных архивов, обслуживающих население на местах.
- Интеграция с ЕГСУАФ: Обеспечена непрерывность учета от муниципального уровня до федерального реестра.
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Базовый закон).
- Приказ Росархива от № 24 (Основные Правила работы).
- Приказ Росархива от № 155 (Методические рекомендации).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание документов. Общие требования»;
- ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Комплектование архивных фондов. Общие требования».
- Приказ Минкультуры России от № 2940 (Порядок использования архивных документов — действует в части, не противоречащей Правилам 2020 г.).
- Региональные законы об архивном деле и нормативные акты органов местного самоуправления.