Заместитель директора по основной деятельности – ключевая управленческая позиция в структуре любого государственного архива России. Он (она) отвечает за реализацию основной миссии архива – прием, хранение, систематизацию и обеспечение доступа к архивным документам, а также за выполнение нормативных требований, установленных законодательством РФ.
Правовое регулирование должности
Должностные обязанности и требования к квалификации заместителя директора определяются рядом нормативных актов:
- Приказ Минтруда России от № … – «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов».
- Устав Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) – статья 3.7, где говорится о единомначальном руководстве архивом и распределении полномочий между директором и его заместителями.
- Должностные инструкции – конкретизируют функции директора и заместителей (см. Приказ Росархива от № 65, где отмечено, что функции заместителей разрабатываются в соответствии с положением об архиве).
Основные функции заместителя директора по основной деятельности
В соответствии с должностными инструкциями, к числу основных задач относится:
- Организация и контроль над приемом архивных фондов (оценка их ценности, регистрация, формирование описей).
- Обеспечение сохранности документов – контроль за соблюдением технологических режимов, проведение экспертизы состояния носителей.
- Разработка и реализация программ развития архива – планирование модернизации технической базы, внедрение электронных систем учёта.
- Контроль за выполнением нормативных актов – обеспечение соответствия деятельности архива требованиям Единой государственной системы делопроизводства, Федерального закона «Об архивном деле» и локальных нормативных актов.
- Подготовка и выдача доверенностей (пункт 4.8 должностной инструкции директора) – в отсутствие директора заместитель может делегировать полномочия и представлять архив в гражданско‑правовых сделках.
- Руководство подготовкой проектов нормативных документов – регламентов, инструкций, методических рекомендаций, касающихся работы архивных подразделений.
- Взаимодействие с другими подразделениями – привлечение специалистов из отделов бухгалтерии, ИТ, юридического отдела для решения комплексных задач.
Квалификационные требования
Согласно Приказу Минтруда РФ, к кандидатам на должность «заместитель директора по основной деятельности» предъявляются следующие требования:
- Высшее образование в области истории, архивоведения, библиотековедения или смежных гуманитарных наук.
- Опыт работы в архивных учреждениях не менее 5 лет, из которых минимум 2 года – на руководящих позициях (заведующий отделом, главный архивариус и т.п.).
- Знание нормативных правовых актов, регулирующих архивную деятельность (ФЗ «Об архивном деле», уставы, положения о хранении документов).
- Наличие профессиональных квалификационных групп (КГ‑1, КГ‑2) в соответствии с классификатором должностей государственных архивов.
- Умение работать с современными ИТ‑системами архивного учета (ЭДО, электронные каталоги, системы управления документами).
- Развитые управленческие навыки: планирование, контроль, делегирование, коммуникация.
Права и полномочия
В рамках распределения полномочий, указанных в уставе и должностных инструкциях, заместитель директора обладает следующими правами:
- Выдавать доверенности и представлять архив в государственных и коммерческих организациях (при отсутствии директора).
- Давать обязательные для исполнения всем работникам поручения и указания (пункт 4.9 инструкции директора).
- Контролировать исполнение планов работы отделов, проводить аттестацию персонала.
- Утверждать внутренние регламенты, методические рекомендации и стандарты работы архивных подразделений.
- Инициировать привлечение внешних экспертов и проведение экспертизы ценности документов.
Ответственность
Заместитель директора несёт ответственность в пределах, определённых действующим законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации:
- Административную – за нарушение требований к хранению и учёту архивных документов.
- Дисциплинарную – за невыполнение или неправильное выполнение служебных обязанностей.
- Уголовную – в случае умышленного уничтожения, порчи или незаконного доступа к архивным материалам (ст. 165 УК РФ).
Взаимодействие с другими подразделениями архива
Пример структуры из Российского государственного военно‑исторического архива (РГВИА):
- Директор – Андрей Артизов (пример).
- Заместитель директора по основной деятельности – Алексей Викторович Попов.
- Начальник отдела – Ирина Рахматулловна Кузьмина.
В такой структуре заместитель директора тесно сотрудничает с начальниками отделов (фондов, электронного архива, научных исследований) и обеспечивает согласованность их работы с общей стратегией архива.
Перспективы развития должности
С учётом цифровизации архивного дела, роль заместителя директора будет расширяться:
- Внедрение электронных архивов и систем искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.
- Развитие моделей открытого доступа к историческим материалам, что требует новых нормативных решений и контроля за их соблюдением.
- Участие в международных проектах по цифровой консервации и обмену архивными данными.
- Повышение квалификации персонала через программы повышения профессионального уровня, сертификацию и участие в конференциях.
Заместитель директора по основной деятельности государственного архива – это позиция, объединяющая управленческие, экспертные и юридические функции. Он обеспечивает эффективную работу архива, соблюдение нормативных требований и развитие института архивного дела в условиях современных вызовов. Квалифицированный специалист в этой роли способен не только сохранять историческое наследие, но и делать его доступным для научных, образовательных и общественных нужд.
Ключевые слова: заместитель директора архива, основная деятельность, государственный архив, должностная инструкция, квалификационные группы, архивное дело, сохранность документов.