В эпоху цифровизации архивное дело проходит качественную трансформацию. Переход от бумажных описей к электронным каталогам и автоматизированным информационным системам (АИС) делает историческое наследие доступным для широкого круга исследователей, генеалогов и граждан, заинтересованных в истории своего региона. В данной статье подробно рассматривается АИС Государственного архива Тамбовской области (ГАТО), её функционал, возможности для пользователей и порядок работы с электронными ресурсами.

Общая информация об учреждении

Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАТО») является главным архивным хранилищем региона. Оно обеспечивает государственную политику в области архивного дела, хранение и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации на территории области.

Контактные данные и структура

• Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107
• Телефон приемной / факс: (4752) -2-27-98
• Телефон справок: (4752) -2-95-05
• E-mail: gato@arh.tambov;gov.ru
• Официальный сайт: tambovarchiv.ru
• Электронный каталог (АИС КАИСА): kaisa.tambovarchiv.ru

Структура архива включает ключевые отделы, обеспечивающие полный цикл работы с документами:

1. Отдел обеспечения сохранности и государственного учёта документов
2. Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий (отвечает за разработку и сопровождение АИС)
3. Отдел использования и публикации документов
4. Отдел организационно-методической и справочной работы
5. Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов
6. Лаборатория копирования, реставрации и переплёта документов
7. Отдел инженерно-технического обеспечения

АИС «Электронный каталог ГАТО» (Система КАИСА)

Основным программным комплексом, реализующим функции АИС в архиве, является система КАИСА (Комплексная Архивная Информационная Система Архива), разработанная компанией ООО «Альт-Софт». Доступ к системе осуществляется через веб-портал: kaisa.tambovarchiv.ru.

Ключевые возможности системы

Электронный каталог — это центральный элемент АИС, предоставляющий удаленный доступ к информационным ресурсам архива. Основные функции:

• Поиск по фондам: Ознакомление с описаниями имеющихся на хранении фондов, описей и единиц хранения (делов).
• Оцифрованные описи: Просмотр полнотекстовых электронных копий описей дел.
• Базы данных: Доступ к специализированным базам по наиболее востребованным фондам (например, метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство предприятий).
• ЕАИС (Единая архивная информационная система): Интеграция с федеральным уровнем для единого поиска по архивам страны.
• Просмотр электронных образов документов: Доступ к сканам документов (требует регистрации).

Режим доступа и регистрация

Важно: Для полноценной работы с системой (просмотр электронных образов документов, сохранение истории запросов, заказ копий) необходима регистрация пользователя на портале КАИСА. Незарегистрированные пользователи имеют доступ только к базовому поиску по описям и фондам.

Состав фондов и информационные ресурсы

На в АИС ГАТО представлены данные о фондах, охватывающих историю Тамбовского края с XVII века по современность. Традиционно наиболее востребованные группы документов, активно оцифровываемые и вносимые в АИС:

• Духовные ведомства (XVIII – нач. XX в.): Метрические книги (рождение, брак, смерть), исповедальные росписи — основной источник для генеалогии.
• Поместные и уездные приказы/управления (XVII – XVIII в.): Ревизские сказки, податные книги, земельные дела.
• Земские учреждения и органы самоуправления (XIX – нач. XX в.): Документы по медицине, образованию, статистике, земельному устройству.
• Предприятия и организации советского периода: Фонды заводов, фабрик, колхозов, совхозов, партийных и комсомольских организаций.
• Личные фонды: Документы выдающихся земляков — ученых, писателей, государственных деятелей, военачальников.
• Фонды ВОВ: Документы эвакуированных предприятий, госпиталей, партизанских движений, списки призывников.

Актуальный перечень фондов, размещенных в ЕАИС (с номерами фондов, описей и заголовками дел), публикуется в разделе «Состав фондов» на официальном сайте архива tambovarchiv.ru.

Порядок работы с АИС: Пошаговая инструкция

Этап 1: Вход в систему

1. Перейдите по адресу kaisa.tambovarchiv.ru.
2. Нажмите кнопку «Вход» или «Регистрация» (обычно расположена в правом верхнем углу).
3. При первой регистрации заполните форму (ФИО, email, пароль). На email придет ссылка для подтверждения.
4. Авторизуйтесь под своим логином и паролем.

Этап 2: Поиск документов

Система предоставляет несколько режимов поиска:

• Простой поиск: Строка поиска по всему каталогу (ключевые слова, фамилии, названия населенных пунктов, даты).
• Расширенный поиск: Позволяет задать параметры: Номер фонда, Номер описи, Хронологические границы, Тип документов.
• Навигация по структуре: Дерево фондов -> Выбор фонда -> Выбор описи -> Просмотр списка дел.

Этап 3: Работа с результатами

• Карточка дела: При клике на единицу хранения открывается карточка с реквизитами: шифр (Ф. О. Д.), заглавие, даты начала/окончания, количество листов, примечания;
• Электронная опись: Если опись оцифрована, доступна кнопка «Просмотр описи» (PDF или постраничный просмотр).
• Электронные образы дел: Если дело оцифровано, появляется иконка/ссылка «Просмотр дела» или «Сканы». Доступ к сканам часто требует авторизации.

Этап 4: Заказ документов и справок

Если нужный документ не оцифрован или требуется официальная архивная справка:

1. Зафиксируйте полный шифр дела (Фонд, Опись, Дело).
2. Направьте запрос:
   • Почтой России на адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107.
   • На электронную почту: gato@arh.tambov.gov.ru.
   • Через форму обратной связи на официальном сайте (раздел «Работа с обращениями»).
3. В запросе укажите: тему исследования, точные реквизиты дел, свои контактные данные (почтовый адрес для ответа, телефон, email).

Официальный сайт vs Электронный каталог (АИС)

Важно различать два веб-ресурса архива, так как они выполняют разные функции:

Особенности генеалогических и исторических исследований в АИС ГАТО

Советы для эффективного поиска

• Используйте вариативность написания: В дореволюционных документах фамилии и названия мест могут писаться по-разному (например, «Тверская» / «Тверская губ.», «Смирнов» / «Смирновъ»). Используйте усеченный поиск (по первым буквам).
• Ориентируйтесь на административно-территориальное деление: Тамбовская губерния/область меняла границы. Ищите документы в фондах уездов (Тверской, Козловский, Борисовский, Темниковский и др.), которые позже вошли в состав области.
• Проверяйте «Состав фондов» на сайте: Перед глубоким погружением в КАИСУ изучите реестры фондов на tambovarchiv.ru, чтобы понять, какие фонды вообще существуют по вашей теме.
• Базы данных «Память народа» и «Подвиг народа»: Для поиска участников ВОВ часто быстрее начать с федеральных баз, уточнив архив и фонд (ГАТО), а затем искать конкретное дело в КАИСЕ.

Работа с метрическими книгами (Генеалогия)

Это самый популярный запрос. В АИС они обычно представлены в фондах духовных консисторий и приходов.

1. Определите приход/церковь, к которой относилась нужная деревня (через списки населенных пунктов или исторические карты).
2. Найдите фонд данной церкви/прихода в каталоге.
3. Выберите опись за нужный год (метрические книги ведутся по годам).
4. Просмотрите сканы описи, чтобы найти номер дела за конкретный год/месяц.
5. Откройте дело для просмотра сканов страниц.

Техническая поддержка и обратная связь

При возникновении технических неполадок с работой АИС «КАИСА» (ошибки отображения, проблемы с авторизацией, отсутствие сканов):

• Телефон отдела ИТ / АИС: (4752) -2-95-05 (справочный).
• Email: gato@arh.tambov.gov.ru (с пометкой «Техподдержка КАИСА» или «Электронный каталог»).
• Разработчик системы: ООО «Альт-Софт» (указан в копирайте на портале КАИСА).

Перспективы развития АИС

Государственный архив Тамбовской области последовательно реализует стратегию цифровизации. Основные направления развития АИС на ближайшее время:

• Внедрение технологий OCR (распознавание текста) для рукописных документов (в т.ч. на старославянском/дореформенной орфографии) для обеспечения полнотекстового поиска по содержимому дел, а не только по заглавиям.
• Расширение интеграции с ЕАИС РФ (Единая архивная информационная система) для кросс-архивного поиска;
• Развитие мобильной версии и API для сторонних приложений.
• Цифровая реставрация поврежденных документов перед сканированием.

Автоматизированная информационная система Государственного архива Тамбовской области (портал kaisa.tambovarchiv.ru) является мощным инструментом, демократизирующим доступ к историческому наследию региона. Она позволяет исследователям из любой точки мира проводить предварительный (и часто полноценный) научный поиск, генеалогическим энтузиастам — восстанавливать родословные, а гражданам, получать необходимые архивные справки без личного визита в читальный зал.

Главное правило работы с АИС ГАТО: начните с регистрации в системе КАИСА, используйте расширенный поиск с привязкой к фондам и описям, и всегда сверяйте найденные реквизиты с разделом «Состав фондов» на официальном сайте tambovarchiv.ru. При отсутствии оцифрованных образов — смело пишите официальный запрос на email архива.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ТОГБУ «ГАТО» и портала Электронного каталога КАИСА (актуально на ).