Акт приема‑передачи (АП) в архив – документ, фиксирующий факт передачи дел, документов или их электронных копий от одной организации (или подразделения) к архивному подразделению. Он подтверждает, что переданные материалы находятся в надлежащем состоянии, соответствуют требованиям номенклатуры дел и удовлетворяют нормативным срокам хранения.

Правовая основа

Работа с архивными документами в России регулируется Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевые положения, касающиеся акта приема‑передачи:

1. Статья 12 – порядок формирования и передачи архивных дел.
2. Статья 15 – обязательные реквизиты актов и описи дел.
3. Приложения 20 и 35 к Приказу Минкультуры РФ от № 526 – образцы бланков АП.

Без соблюдения этих требований документ не будет признан действительным в делопроизводстве и в случае проверок может стать причиной отказа в приёме материалов архивом.

Зачем нужен акт приема‑передачи?

• Доказательная база. При проверках, судебных спорах или аудите акт подтверждает, что документы действительно переданы в архив и находятся под охраной.
• Смена ответственности. После подписания акта передающая сторона освобождается от ответственности за сохранность материалов, а принимающая – берёт её на себя.
• Контроль сроков хранения. В акте указываются индексы дел и сроки хранения, что позволяет правильно планировать их дальнейшее перемещение или уничтожение.

Обязательные реквизиты акта

Согласно ФЗ 125‑ФЗ и Приказу Минкультуры, в акте должны присутствовать следующие элементы (отсутствие любого из них делает документ недействительным):

Пошаговая инструкция по оформлению акта

Шаг 1. Подготовка описи дел

Опись – документ, в котором перечислены все передаваемые дела. Она должна включать:

• Номер и название дела;
• Индекс по номенклатуре дел;
• Срок хранения;
• Количество листов/экземпляров;
• Краткое содержание (при необходимости).

Опись оформляется в трёх экземплярах: один остаётся у передающей стороны, один – у архивного подразделения, третий – в центральном архиве организации.

Шаг 2. Заполнение бланка акта

Для большинства организаций используется утверждённый бланк из Приложения 20 к Приказу Минкультуры РФ. Если бланк недоступен, можно создать документ в Word, соблюдая структуру таблицы выше.

Шаг 3. Проверка состояния документов

Ответственный сотрудник (обычно делопроизводитель) проверяет, что:

1. Все листы находятся в полном комплекте;
2. Отсутствуют повреждения, пятна, следы порчи;
3. Документы подписаны, прошиты или скреплены в соответствии с требованиями.

При обнаружении дефектов в акте фиксируются замечания (например: «в деле № 12/2025 обнаружены 2 листа с пятнами»).

Шаг 4. Подписание акта

Подписывают:

• Ответственный за передачу (например, руководитель подразделения, делопроизводитель);
• Ответственный за прием (сотрудник архивного подразделения);
• При необходимости – руководитель организации.

Подписи сопровождаются расшифровкой ФИО и должности.

Шаг 5. Хранение акта

Подписанный акт хранится вместе с передаваемыми документами (в папке‑коробке) или в отдельном архиве «Документы по передаче». Электронный вариант акта (PDF) помещается в электронный архив и привязываеться к метаданным передаваемых дел.

Пример заполненного акта (текстовый шаблон)

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Дата составления: г.

Стороны:
 1.1. Передающая сторона – ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567,
 ОГРН 1127700123456, г. Москва, ул. Ленина, д.10.
 1.2. Принимающая сторона – Государственный архив г. Москвы,
 ИНН 7700000000, ОГРН 1027700000000, г. Москва, ул. Пушкина, д.5.

Основание передачи: завершение проекта «Разработка программного обеспечения»,
 срок хранения – постоянный (по нормативу 5‑й категории).

Перечень передаваемых дел (по описи № 12/2026 от г.):

| № п/п | Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения | Кол-во листов |
|-------|-------------|-------------------|---------------|---------------|
| 1 | 01.02.03 | Проектная документация по системе X | Постоянный | 124 |
| 2 | 01.02.04 | Финансовая отчётность 2024‑2025 гг. | Длительный (10 лет) | 58 |
| 3 | 01.02.05 | Договоры с подрядчиками (2020‑2023) | Длительный (10 лет) | 87 |

Состояние документов: «Дел переданы в надлежащем состоянии, без замечаний».
Подписи:

Передал: ______________________ / Иванов И.И. / Руководитель отдела разработки
Принял: ______________________ / Петрова А.С. / Ведущий архивариус

Подтверждаю соответствие акта требованиям ФЗ 125‑ФЗ:
УТВЕРЖДАЮ
____________________ / Сидоров В.В. / Директор ООО «ТехноИнвест»
(Гербовая печать)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять акт при передаче электронных документов?

Да. По Приказу Минкультуры электронные документы также подлежат передаче в архив. Вместо бумажной описи составляется электронная сдаточная опись, а акт подписывается в электронном виде (ЭЦП).

Можно ли использовать собственный шаблон вместо официального бланка?

Теоретически – да, если в нём присутствуют все обязательные реквизиты. Однако для государственных архивов рекомендуется использовать утверждённый бланк (Приложение 20 или 35), иначе архив может отказать в приёме.

Что делать, если в процессе передачи обнаружены повреждения?

В акте необходимо указать замечания в пункте «Состояние документов». При значительных повреждениях документ может быть возвращён на доработку или передан в отдельный «архив повреждённых документов».

Сколько экземпляров акта требуется?

Обычно два экземпляра: один остаётся у передающей стороны, второй – у архивного подразделения. При передаче в государственный архив иногда готовят третий экземпляр для центрального архива.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие индекса дела. Всегда проверяйте номенклатуру дел организации и указывайте точный индекс.
• Неправильный срок хранения. Срок определяется нормативными документами (приказами Минкультуры). Консультируйтесь с архивистом.
• Не подписан ответственный за прием. Без подписи архивного сотрудника акт считается недействительным.
• Отсутствие печати. Для государственных архивов печать обязательна.
• Опись не согласована. Опись должна быть согласована обеими сторонами и подписана.

Полезные ссылки и нормативные документы

• ФЗ 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – КонсультантПлюс
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (Приложения 20, 35) – Официальный сайт Минкультуры
• Образцы актов в формате Word/Excel – Buhgalter.ru
• Методические рекомендации по сдаточным описям – Госархив России

Оформление акта приема‑передачи в архив – важный процесс, который обеспечивает законность и сохранность деловых документов. Соблюдение требований ФЗ 125‑ФЗ, правильное заполнение всех реквизитов и тщательная проверка состояния материалов позволяют избежать проблем при проверках и судебных разбирательствах. Используйте приведённый шаблон, адаптируйте его под нужды вашей организации и храните акт вместе с передаваемыми документами – тогда ваша архивная документация будет в полной безопасности.