Архивный фонд – это совокупность архивных документов, находящихся в едином месте, объединённых по принципу происхождения, тематики, периода создания или иной логической связи и находящихся под управлением архивного учреждения. Понятие «архивный фонд» закреплено в нескольких государственных стандартах, среди которых ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ГОСТ Р 7.0.8‑2013 и ГОСТ Р 51141‑98.

Источники нормативных определений

• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом стандарте уточнены понятия «временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации», «постоянное хранение архивных документов», а также введены новые термины, такие как «первичное средство хранения».
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 – предшествующая версия, содержащая базовый набор терминов, но без последних дополнений, появившихся в 2025‑м году.
• ГОСТ Р 51141‑98 – «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт был разработан ВНИИДАД и впервые введён в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. Он формирует систематизированный список терминов, отражающих всю терминологическую систему в области делопроизводства и архивного дела.

Ключевые термины, связанные с архивным фондом

1. Документальный фонд – более широкое понятие, включающее все документы, находящиеся в организации, независимо от их архивного статуса. Архивный фонд является частью документального фонда.
2. Архивный фонд – совокупность архивных документов, отобранных в соответствии с критериями архивного отбора и находящихся в постоянном или временном хранении.
3. Временное хранение – хранение архивных документов в течение ограниченного периода (обычно до 5–10 лет) до их передачи в постоянное хранение или уничтожения в соответствии с нормативными актами.
4. Постоянное хранение – длительное хранение архивных документов, признанных исторически ценными, без ограничения срока.
5. Учет архивных документов – процесс определения количества и состава документов в учетных единицах, фиксация их движения (поступление, выбытие), наличие описаний и состояния в учетных документах и базах данных (см. пункт 140 ГОСТ Р 7.0.8‑2025).
6. Первичное средство хранения – физический объект (файл, коробка, папка и т.п.), в котором находятся архивные документы до их размещения в архивных ячейках.
7. Россыпь – термин, обозначающий неструктурированный набор документов, не оформленный в виде фондов, но требующий последующей систематизации.

Классификация архивных фондов

Согласно ГОСТ Р 51141‑98 и последующим редакциям, архивные фонды делятся по нескольким признакам:

3.1 По юридическому статусу

• Государственный архивный фонд – формируется из документов государственных органов.
• Муниципальный архивный фонд – документы органов местного самоуправления.
• Организационный (внутренний) архивный фонд – документы предприятий, учреждений, не являющихся государственными.

3.2 По тематике и функции

• Исторический фонд – документы, представляющие интерес для изучения истории.
• Технический фонд – чертежи, схемы, техническая документация.
• Финансово‑бюджетный фонд – бухгалтерские, налоговые и бюджетные документы.
• Кадровый фонд – личные дела сотрудников, трудовые договоры.

3.3 По сроку хранения

• Временный фонд – документы, подлежащие хранению в течение ограниченного периода.
• Постоянный фонд – документы, признанные ценными для будущих поколений.

Процедуры формирования и учета архивного фонда

Процесс создания архивного фонда включает несколько этапов, каждый из которых регламентирован нормативными документами.

4.1 Оценка и отбор

На основании критериев архивного отбора (ценность, уникальность, срок хранения) определяется, какие документы попадут в фонд.

4.2 Оформление

Документы группируются в учетные единицы (файлы, коробки, описи). Для каждой единицы составляется описание (сведения о содержании, периоде, состоянии).

4.3 Учет

Учет осуществляется в специальных учетных документах и базах данных. В соответствии с пунктом 140 ГОСТ Р 7.0.8‑2025 фиксируются:

• Количество и состав документов;
• Дата поступления и выбытия;
• Наличие описаний и их актуальность;
• Физическое состояние (повреждения, реставрация).

4.4 Хранение

В зависимости от статуса документа выбирается режим:

• Временное хранение – в специально отведённых помещениях до передачи в постоянное хранение.
• Постоянное хранение – в климатически контролируемых архивных ячейках.

Отличия «документального фонда» и «архивного фонда»

В нормативных актах часто встречается путаница между этими понятиями. Ниже – основные различия:

Практические рекомендации для архивистов

• Регулярно обновляйте описания фондов. По ГОСТ Р 7.0.8‑2025 описание должно отражать текущее состояние и любые изменения.
• Внедряйте электронный учёт. Современные базы данных позволяют быстро находить документы и отслеживать их движение.
• Контролируйте условия хранения. Температура 18‑20 °C и относительная влажность 45‑55 % – оптимальны для большинства бумажных архивов.
• Проводите периодический аудит. Проверка соответствия фактического состояния фондов нормативным требованиям помогает избежать потери ценных материалов.
• Обучайте персонал. Знание терминологии (например, различие «временного» и «постоянного» хранения) снижает риск ошибок в документообороте.

Термин «архивный фонд» является краеугольным камнем в системе делопроизводства и архивного дела России. Его точное определение, а также понимание связанных понятий (временное хранение, постоянное хранение, учет, документальный фонд) позволяют обеспечить надёжную сохранность исторически ценных документов. Соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ГОСТ Р 7.0.8‑2013 и ГОСТ Р 51141‑98 гарантирует, что архивные фонды будут управляться в соответствии с лучшими практиками и законодательством.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ГОСТ Р 7.0.8‑2013, ГОСТ Р 51141‑98; официальные публикации Федеральной архивной службы России.