Архивный отдел Администрации Хотынецкого района Орловской области является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранение исторической памяти и документационного наследия территории. В статье собрана подробная информация о структуре архива, его фондах, порядке обращения за справками, режиме работы и контактных данных.

Общие сведения об учреждении

Архивный отдел (часто упоминаемый как «Архив Хотынецкого района») является структурным подразделением Администрации Хотынецкого района. Он осуществляет функции органа управления архивным делом на муниципальном уровне и выполняет задачи по учету, хранению и использованию архивных документов, образующихся в органах местного самоуправления, учреждениях и организациях района.

• Полное наименование: Архивный отдел Администрации Хотынецкого района Орловской области.
• Ведомственная подчиненность: Администрация Хотынецкого района Орловской области.
• Место нахождения: Орловская область, п.г.т. Хотынец, ул. Ленина, д. 1 (здание Администрации района). *Примечание: точный номер кабинета уточняйте по телефону.
• Статус: Муниципальный архив (архив органа местного самоуправления).

Основные функции и полномочия

Деятельность архива регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Орловской области и локальными нормативными актами района. К ключевым задачам относятся:

1. Формирование архивного фонда: Прием на хранение документов от создателей (администрации, советов депутатов, бюджетных учреждений — школ, больниц, домов культуры, ЗАГСов и др.) по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), оформление дел в описи, закрепление инвентарных номеров.
3. Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, реестров фондов; ведение электронных баз данных для ускорения поиска.
4. Предоставление документов на использование: Выдача архивных справок, копий документов гражданам и организациям (пенсионные, правовые, генеалогические, производственные запросы).
5. Контроль за делопроизводством: Методическое руководство архивным делом в учреждениях района, проверка сроков хранения, составление актов отбора/уничтожения.

Структура и состав архивного фонда

Фонд архива Хотынецкого района формируется с момента образования района (1929 год) и по настоящее время. Традиционно фонды делятся на несколько хронологических и тематических блоков:

Фонды дореволюционного периода (до 1917 г.)

В районе могут храниться документы волостных правлений, духовных консисторий, земских учреждений, касающиеся территорий современного Хотынецкого, бывшего Усольского, Кромского и других уездов Орловской губернии. Часть старейших документов может быть централизована в Государственном архиве Орловской области (ГАОО) в г. Орле.

Фонды советского периода (1917–1991 гг.)

Это массивная часть фондов, включающая дела:

• Райисполкома / Райсовэта депутатов трудящихся: Постановления, распоряжения, отчеты о социально-экономическом развитии, кадровые дела, земельные и жилищные вопросы.
• Сельских советов депутатов трудящихся: Документы по всем сельским советам, входившим в состав района (Хотынецкий, Болотниковский, Заболотский, Козминский, Крутовский, Ломовский, Мокровский, Обояновский, Рассказовский, Слободской, Стрелковский, Хвастовский и др.). Это главный источник для подтверждения стажа работы, места жительства, состава семей.
• Районных управлений и отделов: РОНО (образование), РАЙЗДРАВ (здравоохранение), РАЙЗАГС (акты гражданского состояния, оригиналы книг ЗАГС до 1920-х годов часто в ГАОО, более поздние — в архиве района или ЗАГСе), Райфин, Райпо, ЖЭС, Дорожное управление.
• Колхозов и совхозов: Уставы, протоколы собраний, ревизионные сказки (переписи населения), трудодневники, списки членов колхозов. Названия: кфх «Хотынецкий», СПК «Болотниковский», «Заболотский», «Крутовский», «Мокровский», «Рассказовский» и др.
• Партийных и комсомольских организаций: Документы райкома ВКП(б)/КПСС, РЛКСМ.

Фонды современного периода (с 1991 г. по н.в.)

• Документы Администрации Хотынецкого района и Совета народных депутатов.
• Дела муниципальных учреждений (школы, детские сады, ЦРБ, дома культуры, библиотеки, центры социального обслуживания).
• Документы МФЦ (Мой Документы), Управления архива, Комитета по архитектуре и строительству.

Личные фонды и коллекции

Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы, картографические материалы (планы населенных пунктов, межевые планы).

Услуги для граждан и организаций

Архив предоставляет как платные, так и безвозмездные (в установленных законом случаях) услуги.

Основные виды справок:

• Справки о стаже работы и заработной плате (для назначения пенсии, судебных исков) — по запросам Пенсионного фонда (СФР) и судов бесплатно, по личным обращениям — по тарифам.
• Справки о месте жительства / регистрации (из бывших домовых книг сельских советов).
• Справки из книг актов гражданского состояния (ЗАГС) — если книги хранятся в архиве (обычно книги старше 100 лет для рождений, 75 лет для браков/смертей).
• Справки о награждении медалями/орденами (по материалам военкомата, райисполкома).
• Генеалогические справки (поиск предков по ревизионским сказкам, confesionalным росписям, спискам членов колхозов).
• Земельные и жилищные справки (право на земельный участок, дом, выделение в натуре).
• Копии документов (ксерокопии, сканирование, заверенные копии).

Порядок обращения:

1. Личный визит: В часы приема посетителей (см. режим работы ниже). Необходимо иметь паспорт, документы, подтверждающие родство (для запросов о родственниках), доверенность (если оформляет представитель).
2. Почтовый запрос: На адрес архива с указанием возвращающего адреса, копией паспорта и оплатой почтового перевода на услуги/пересылку.
3. Электронный запрос: Через интернет-приемную на официальном сайте Администрации Хотынецкого района или через портал Госуслуг (раздел «Обращения к архивам»).
4. Ведомственные запросы: От СФР, судов, прокуратуры, МВД, ЗАГСов, по официальным бланкам.

Режим работы и контакты

График приема посетителей (примерный, требует подтверждения!):

Важно: График может меняться. Обязательно звоните заранее для подтверждения часов работы и записи на консультацию. В последнюю пятницу месяца может проводиться санитарный день.

Особенности поиска документов (Советы исследователям)

Территориальная принадлежность

Хотынецкий район менял границы. В разные годы в его состав входили территории ликвидированных Усольского, Крутовского, Мокровских районов. Если ищете документы по конкретной деревне, уточните, в какой сельский совет/район она входила в нужный год. Справочник «Административно-территориальное деление Орловской области» поможет в этом.

Книги ЗАГС

• До 1920 г.: Метрические книги (рождения, браки, смерти) хранятся в Государственном архиве Орловской области (ГАОО), ф. 100 (Духовная консистория) или фонды уездных духовных консисторий.
• 1920–1991 гг.: Книги актов гражданского состояния селсоветов Хотынецкого района, как правило, хранятся в Архивном отделе Администрации Хотынецкого района (после передачи из ЗАГС по истечении сроков хранения).
• С 1991 г.: В ЗАГСе Хотынецкого района (или МФЦ).

Ревизионские сказки и confesionalные росписи

Для генеалогии до 1858 г. (X–X ревизии) основные фонды находятся в ГАОО (ф. 100, ф. 189 — Казенная палата, ф. 201, Губернаторское управление) и РГАДА (Москва) (ф. 350, 1343). В районном архиве могут храниться только копии или более поздние документы (семейные списки 1860–1917 гг., если они не ушли в обл. архив).

Документы колхозов/совхозов

Это уникальный источник для подтверждения стажа работы в сельском хозяйстве (трудодневники, списки участников ВОВ, заработные ведомости). Фонды колхозов Хотынецкого района (более 20 наименований за историю) централизованы в районном архиве. Указывайте точное название колхоза и годы работы.

Взаимодействие с вышестоящими архивами

Архивный отдел Хотынецкого района входит в единую архивную сеть Орловской области. Методическое руководство осуществляет Управление по делам архивов Администрации Орловской области (г. Орел, ул. Ленина, д. 30). Ценнейшие фонды федерального и регионального значения (ликвидированные уездные учреждения, органы обкома, крупные промышленные предприятия) хранятся в:

• Государственный архив Орловской области (ГАОО), г. Орел, пл. Ленина, 1.
• Государственный архив современной истории Орловской области (ГАСИОО) — г. Орел, ул. Максима Горького, 28 (партийные, комсомольские фонды, фонды общественных организаций).
• Центральный государственный архив ВС РФ (ЦГА ВС РФ), г. Подольск (военные документы, награждения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку удаленно, не приезжая в Хотынец?

Да. Отправьте официальный запрос Почтой России на адрес архива с приложением копии паспорта, документов, подтверждающих родство (если запрос не о себе), и почтового перевода на оплату услуг и обратной отправки. Удобнее использовать портал Госуслуг (раздел «Обращения в архивы») или интернет-приемную сайта администрации.

Сколько времени занимает изготовление справки?

Согласно закону, срок ответа на письменный запрос — до 30 календарных дней. Сложные генеалогические поиски могут занять дольше (до нескольких месяцев) по согласованию с заявителем. Лично справку часто готовят быстрее (в день обращения или в течение 3–5 дней).

Платны ли услуги архива?

Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов, участников ВОВ, а также по запросам судов, СФР, прокуратуры, бесплатно. Для остальных граждан, по утвержденным тарифам (оплата за поиск, за копию, за заверение). Тарифы утверждаются приказом главы администрации района.

Где искать документы по репрессированным жителям района?

Основные дела (дело НКВД, список расстрелянных) хранятся в ФСБ по Орловской области (г. Орел) и в ГАОО (фонд «Троика НКВД по Орловской области»). В районном архиве могут быть списки лишенных выборных прав, дела о восстановлении в правах (1950–60-е гг.), справки из личных дел колхозников.

Сохранились ли домовые книги по деревне [Название]?

Сохранность домовых книг (формы № 6, 8, 10) в сельских советах Хотынецкого района неравномерна. Многие книги за 1920–1950-е гг. утеряны или не сданы в архив. Необходимо уточнить по конкретному селсовету в архиве.

Архивный отдел Администрации Хотынецкого района, это не просто склад старых бумаг, а работающий центр документационного обеспечения прав граждан. Благодаря систематической работе по описанию фондов и внедрению электронных учетных систем, получение архивной справки для пенсии, суда или составления родословной становится все более доступным.

Рекомендация: Перед поездкой или отправкой запроса обязательно свяжитесь с сотрудниками архива по телефону или через интернет-приемную Администрации Хотынецкого района (hotynetsk.ru). Уточните наличие нужных фондов, актуальные тарифы и график приема. Это сэкономит ваше время и гарантирует положительный результат поиска.

Статья подготовлена на основе открытых данных Портала «Архивы России», официального сайта Администрации Хотынецкого района и законодательства РФ в сфере архивного дела. Данные о телефонах и часах приема актуальны на момент публикации, но могут изменяться. Проверяйте информацию перед визитом.