Делопроизводство нотариального архива – это совокупность организационных и документальных действий, направленных на правильное ведение, хранение, учёт и передачу нотариальных архивных документов. Данные процедуры регулируются федеральными нормативными актами, в частности Приказом Минюста России № 78 от  г. (с изменениями от 30 сентября 2020 г.) и другими нормативными документами.

Нормативно‑правовая база

1. Приказ Минюста России № 78 от  г. «О правилах нотариального делопроизводства» (с изменениями 30 сентября 2020 г.).
   Регулирует весь цикл документооборота: от создания и получения документов до их передачи в архив или уничтожения.
2. Регистрация в Минюсте РФ № 15675 от  г. – определяет ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение и сдачу архивных документов.
3. Настольная книга нотариуса (Крашенинников П. В., Зайцева Т. И., Гонгало Б. М., Ярков В. В., Юшкова Е. Ю.).
   Описывает практические аспекты делопроизводства, включая перевод документов для лиц, не владеющих языком делопроизводства.

Ключевые понятия

• Нотариальный документ – любой документ, созданный или оформленный нотариусом в процессе совершения нотариального действия.
• Нотариальный архив – совокупность документов, подлежащих длительному хранению в соответствии с установленными сроками.
• Делопроизводство – система документального оборота, включающая регистрацию, учёт, хранение, передачу и уничтожение документов.

Ответственность за делопроизводство

Согласно постановлению Минюста РФ от 17 декабря 2009 г; № 15675, ответственность возлагается:

• На нотариуса, занимающегося частной практикой – он лично отвечает за организацию и правильность ведения делопроизводства, а также за сдачу архивных документов в государственный архив.
• На одного из нотариусов государственной нотариальной конторы, определённого приказом территориального органа Минюста РФ. Этот нотариус контролирует процесс в рамках конторы.

Этапы делопроизводства нотариального архива

Приём и регистрация документов

Все полученные и созданные нотариальные документы подлежат обязательной регистрации в журнале учёта входящих и исходящих документов. Регистрация включает:

1. Присвоение уникального номера (дело‑номер).
2. Указание даты получения/создания.
3. Краткое описание содержания.
4. Определение категории (договор, завещание, доверенность и т.д.).

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех дел, находящихся в ведении нотариуса. Формируется по следующим признакам:

• Тип нотариального действия.
• Дата совершения действия.
• Сроки хранения (по закону – 75 лет для большинства документов).
• Статус (активные, закрытые, переданные в архив).

Хранение и учёт

Документы хранятся в специально оборудованных помещениях, отвечающих требованиям:

• Контроль температуры и влажности (не выше 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Защита от несанкционированного доступа (замки, система видеонаблюдения).
• Пожарная безопасность (система автоматической пожаротушения).

Для учёта используется картотека (электронная или бумажная) с привязкой к номеру дела.

Подготовка к передаче в архив

Передача документов в государственный архив осуществляется по окончании установленного срока хранения (обычно 75 лет). Процесс включает:

1. Проверку полноты и соответствия оригиналов.
2. Составление акта приёма‑передачи (включает перечень передаваемых дел, их номера, даты).
3. Оформление сопроводительных документов (список, описание, указание на конфиденциальность);
4. Передачу оригиналов в архив и получение подтверждающего акта от архивного учреждения.

Уничтожение документов

Документы, подлежащие уничтожению (например, копии, не являющиеся оригиналами), уничтожаются только после получения официального разрешения от архивного управления. Уничтожение производится в присутствии двух свидетелей, а о нем составляется протокол.

Особенности работы с переводами

Если лицо, обращающееся за нотариальным действием, не владеет языком, на котором ведётся делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены нотариусом или переводчиком (см. «Настольную книгу нотариуса»). При этом:

• Перевод должен быть заверен подписью и печатью нотариуса.
• Оригинал и перевод хранятся вместе в архиве.
• В журнале учёта указывается наличие перевода и имя переводчика.

Практические рекомендации для нотариусов

• Внедрить электронный документооборот. Современные системы позволяют вести журнал учёта в режиме онлайн, автоматически формировать номенклатуру и контролировать сроки хранения.
• Регулярно проводить инвентаризацию. По крайней мере раз в год проверять соответствие реального наличия документов их учётным данным.
• Обучать персонал. Все сотрудники, участвующие в делопроизводстве, должны знать требования Приказа № 78 и порядок работы с архивными документами.
• Обеспечить резервное копирование. Для электронных копий необходимо хранить резервные копии в защищённом месте (офсетный сервер, облачное хранилище).
• Контролировать сроки передачи в архив. Вести отдельный календарный план, чтобы не пропустить окончание срока хранения.

Делопроизводство нотариального архива – это сложный, но строго регламентированный процесс, который гарантирует сохранность юридически значимых документов на протяжении десятков лет. Соблюдение правил, установленных Приказом Минюста РФ № 78, а также чёткое распределение ответственности между нотариусами позволяют обеспечить:

• Надёжный учёт и контроль над документами;
• Соблюдение требований конфиденциальности и защиты информации;
• Своевременную передачу архивных материалов в государственный архив;
• Правильное уничтожение ненужных копий без нарушения закона.

Тщательное соблюдение всех перечисленных этапов и рекомендаций помогает нотариусу выполнять свою профессиональную миссию, а гражданам – быть уверенными в юридической чистоте и достоверности оформляемых документов.

Дата актуализации статьи: