Электронные архивы – это совокупность юридически значимых электронных документов, которые сохраняются в течение установленного срока и могут быть использованы в качестве доказательства в суде, при проверках контролирующих органов и в иных ситуациях. Правильная организация их хранения регулируется рядом нормативных актов, стандартов и методических рекомендаций. В статье рассмотрены основные требования, предъявляемые к системам хранения электронных архивных документов (СХЭД) в России.

Нормативно-правовая база

Ключевые документы, определяющие порядок хранения электронных архивов, включают:

1. Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. – «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Этот приказ задаёт базовый набор функций, которые должна обеспечивать СХЭД.
2. Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. – вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, а также штрафные санкции за нарушения правил хранения и обращения с документами.
3. ГОСТ Р 7.0.8‑2025. – обновляет терминологию и устанавливает стандарты делопроизводства и архивного дела с учётом электронных документов. В нём закреплены понятия, необходимые для правильной организации учёта и хранения.
4. Приказ № 77 (2025 г.) – вводит новые требования к системам хранения электронных документов, определяет понятие «электронный архивный документ (ЭАД)» и требования к его составу.
5. Проект рекомендаций Федерального архивного агентства по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.

Основные функции СХЭД, требуемые нормативами

Согласно Приказу Росархива от , система хранения электронных документов в государственных органах должна обеспечивать:

• Приём электронных архивных документов (ЭАД) из систем электронного документооборота (СЭД);
• Учёт и регистрацию всех поступивших документов;
• Управление их хранением (временное, постоянное, архивное);
• Контроль доступа к документам до их уничтожения или передачи в государственный архив;
• Обеспечение целостности, подлинности и конфиденциальности информации.

Технические требования к хранению

Долговременное хранение

Для обеспечения долговременного доступа к электронным документам необходимо:

• Использовать носители, отвечающие требованиям к сроку службы (не менее 10‑15 лет для архивных копий);
• Регулярно проводить миграцию данных на новые носители и форматы, чтобы избежать технологической устарелости;
• Поддерживать форматы открытого доступа (PDF/A, XML, TIFF) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8‑2025.

Защита от повреждений и внешних воздействий

Требования к помещениям и оборудованию включают:

• Контроль температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %);
• Защиту от электромагнитных помех, пыли, влаги и механических воздействий;
• Наличие резервных источников питания (UPS) и систем аварийного отключения;
• Соблюдение строительных норм для зданий и помещений архивного назначения (см. проект рекомендаций ФАА).

Информационная безопасность

Системы должны соответствовать требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»:

• Шифрование данных при передаче и хранении (AES‑256 или выше);
• Многоуровневый контроль доступа (ролевой, атрибутный);
• Ведение журналов операций (логирование) и их регулярный аудит;
• Регулярное проведение тестов на уязвимости и оценку рисков.

Организационные требования

Комплектование и учёт

Для каждого электронного архивного документа необходимо фиксировать:

1. Уникальный идентификатор (UID);
2. Метаданные: название, дата создания, автор, классификатор, срок хранения, статус (временный/постоянный);
3. Сведения о передаче (источник, получатель, дата передачи).

Согласно рекомендациям ФАА, в архиве организации должно храниться не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов – основной и резервный (копия в отдельном физическом месте или в облачном хранилище).

Сроки хранения

Сроки определяются нормативными актами, относящимися к конкретному виду документа (например, бухгалтерские, кадровые, юридические). Общие правила:

• Документы, подлежащие передаче в государственный архив, хранятся до момента их передачи;
• После передачи – в соответствии с установленными сроками (от 5 до 75 лет в зависимости от категории);
• По истечении срока – документы подлежат уничтожению или дальнейшему постоянному хранению, если это предусмотрено законом.

Ответственность и контроль

Приказ Росархива от вводит ответственность за соблюдение требований:

• Руководитель организации несёт административную ответственность за нарушение правил хранения;
• Назначается ответственный за электронный архив (должностное лицо, которое контролирует процесс комплектования, учёта и доступа);
• За несоблюдение требований могут быть наложены штрафы в размере от 10 000 до 500 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения.

Практические рекомендации по внедрению СХЭД

1. Оценка текущих процессов. Проведите аудит существующего документооборота, определите, какие документы уже находятся в электронном виде и какие требуют оцифровки.
2. Выбор программного обеспечения. Система должна соответствовать типовым требованиям (приём, учёт, контроль доступа, миграция, архивирование). Примеры: SL Soft, ELMA365, 1С:Документооборот.
3. Разработка политики хранения. Сформулируйте внутренние регламенты, включающие классификацию документов, сроки хранения, порядок доступа и уничтожения.
4. Обеспечение инфраструктуры. Организуйте серверные помещения с контролем микроклимата, резервным питанием и системой пожарной защиты.
5. Обучение персонала. Проведите тренинги для сотрудников, ответственных за ввод, проверку и передачу электронных архивных документов.
6. Тестирование и аудит. Перед запуском системы проведите пилотный проект, проверьте целостность и подлинность документов, а затем проведите независимый аудит соответствия требованиям.
7. Регулярный мониторинг. Внедрите автоматические оповещения о приближающихся сроках уничтожения, необходимости миграции данных и отклонениях в работе системы.

Требования к хранению электронных архивов в России объединяют юридические, технические и организационные аспекты. Соблюдение нормативных актов (приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.8‑2025) и рекомендаций Федерального архивного агентства позволяет обеспечить:

• Долговременную сохранность юридически значимых документов;
• Гарантию их подлинности и целостности;
• Защиту от несанкционированного доступа и потери данных;
• Соответствие требованиям контроля и ответственности, что минимизирует риски штрафов и судебных споров.

Внедрение современной СХЭД, построенной на принципах открытых форматов, резервного копирования и строгой политики доступа, является ключевым шагом для любой организации, стремящейся к эффективному и законному управлению своими электронными архивами.