В любой организации, где ведётся делопроизводство, возникает необходимость
регулярно передавать документы в архивное хранение․ График передачи в архив – это
план‑документ, фиксирующий сроки, объёмы и порядок сдачи дел из
структурных подразделений в архив․ Правильно составленный график позволяет
сократить риски потери информации, обеспечить соблюдение законодательных
требований и оптимизировать внутренние процессы․
Что такое график передачи в архив?
График передачи в архив – это утверждённый план‑документ, в котором указаны:
- периоды (даты) приёма‑передачи дел;
- перечень подразделений‑источников;
- объём документов (по типу, количеству, категории хранения);
- ответственные лица со стороны архива и подразделения;
- требования к оформлению описи дел и сопроводительных актов․
График разрабатывается архивом совместно с руководителями подразделений,
утверждается руководством организации и хранится в архиве как нормативный
документ․
Нормативно‑правовая база
Составление и исполнение графика регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г․) – определяет порядок передачи дел в архив и требования к описям․
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архив» – устанавливает обязательность составления графика․
- Методические рекомендации КонсультантПлюс (2025‑2024‑2023 годы) – содержат образцы актов, форм и инструкций․
- Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) организации – регламентируют сроки (обычно от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства) и порядок согласования графика․
Ключевые участники и их обязанности
| Участник | Обязанности |
|---|---|
| Руководитель организации | Утверждает график передачи, подписывает акты приёма‑передачи․ |
| Руководитель структурного подразделения | Согласует сроки, обеспечивает подготовку документов, присутствует при передаче․ |
| Ответственное лицо архива (специалист по приёму‑передаче) | Разрабатывает график, формирует описи, принимает документы, фиксирует количество и отсутствие дел․ |
| Сотрудники подразделения | Подготавливают документы, заполняют формы, передают их в указанные сроки․ |
Этапы подготовки и передачи дел
Процесс передачи дел в архив обычно состоит из пяти основных этапов:
- Составление графика – архив формирует план‑график, согласует его с руководителями подразделений и фиксирует в документе․
- Подготовка описи дел – в каждом подразделении формируется опись (перечень дел, номера, количество, сведения об отсутствии)․
- Согласование и проверка – ответственные лица проверяют соответствие описи требованиям (формат, подписи, даты)․
- Фактическая передача – в присутствии представителя архива и сотрудника подразделения подписывается акт приёма‑передачи, в котором указываются:
- количество фактически принятых дел;
- номера отсутствующих дел;
- дата передачи;
- подписи и расшифровки подписей․
- Регистрация в архиве – архив вносит полученные дела в журнал приёма‑передачи, присваивает им архивные номера и помещает в соответствующие фонды․
Как составить график передачи
Ниже представлена пошаговая инструкция по разработке графика․
Определение периодов передачи
- Выберите основной период – обычно с конца весны по начало осени (пример: 15 март – 30 сентябрь)․
- Установите крайние даты – например, 15 февраля для завершения всех передач за год․
- Учитывайте особенности документооборота: финансовый год, квартальные отчёты, сроки уничтожения․
Сбор данных от подразделений
- Запросите у каждого подразделения перечень дел, подлежащих передаче (по типу, категории хранения)․
- Определите объём (кол-во дел, объём в листах/коробках)․
- Согласуйте сроки, учитывая загрузку архивных помещений․
Формирование таблицы‑графика
Пример простой таблицы:
| Подразделение | Тип документов | Срок передачи | Ответственный (архив) | Ответственный (подразделение) |
|---|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | Бухгалтерские отчёты, налоговые декларации | 01‑04‑2026 | И․ Иванов | А․ Петров |
| Отдел кадров | Трудовые книжки, личные дела сотрудников | 15‑05‑2026 | С․ Смирнова | Е․ Кузнецова |
| Юридический отдел | Договоры, судебные материалы | 30‑06‑2026 | В․ Васильев | М․ Орлова |
Утверждение и подпись
После заполнения таблицы график направляется на подпись:
- директору организации;
- начальникам подразделений;
- руководителю архива․
Подписанный документ хранится в архиве как нормативный акт․
Образцы документов и формы
Для упрощения работы рекомендуется использовать готовые шаблоны, доступные в открытом доступе (например, на портале Моё дело или в базе КонсультантПлюс)․
- График передачи дел в архив (Word / PDF) – шаблон с таблицей, полями для подписей и датами․
- Акт приёма‑передачи дел – форма, в которой фиксируются количество принятых дел, номера отсутствующих, подписи сторон․
- Опись дел (опись‑дел) – перечень всех передаваемых документов, их классификация, количество листов, условные обозначения․
- План‑годовой раздел описей – документ, согласуемый с архивом для планирования постоянного хранения․
Все формы должны содержать:
- шапку с реквизитами организации;
- поле «Дата составления»;
- раздел «Ответственные лица» с расшифровкой подписей;
- место для печати (если предусмотрено)․
Практические рекомендации и типичные ошибки
Рекомендации
- Согласовывайте график заранее – минимум за 30 дней до начала передачи․
- Ведите единую электронную базу (например, в 1С или SharePoint) для контроля статуса каждой передачи․
- Проводите периодический аудит (раз в полугодие) выполнения графика․
- Обучайте персонал правилам оформления описи и актов – это снижает количество ошибок․
- При передаче крупных объёмов используйте маркировку коробок (номер описи‑дела, подразделение, дата)․
Типичные ошибки
- Отсутствие подписи ответственного лица архива – акт считается недействительным․
- Передача документов «россыпью», без предварительной сортировки – усложняет последующее хранение․
- Неучёт отсутствующих дел в акте – приводит к штрафам и необходимости повторных проверок․
- Срыв сроков из‑за отсутствия согласованного графика – нарушает законодательные требования․
- Отсутствие резервных копий электронных документов, если они передаются в бумажном виде․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как часто должен обновляться график передачи?
- График утверждается ежегодно, но при необходимости (изменения в структуре, появление новых видов документов) может быть пересмотрен в любое время․
- Можно ли передавать документы в архив без графика?
- Теоретически возможно в экстренных случаях, однако такой акт считается «неполным» и может быть оспорен в проверке контролирующими органами․
- Кто подписывает акт приёма‑передачи?
- Подписывают уполномоченный представитель архива и представитель подразделения‑источника; в некоторых организациях требуется подпись директора․
- Сколько времени даётся на подготовку описи дел?
- Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней до даты передачи, но может быть увеличен по согласованию․
- Какие документы обязаны передаваться в архив ежегодно?
- Все документы, отнесённые к категории «постоянного хранения», а также документы, срок их хранения истёк и они подлежат уничтожению – их копии передаются в архив для подтверждения уничтожения․
График передачи в архив – это фундаментальный инструмент, позволяющий
организациям систематизировать процесс сдачи документов, соблюдать
законодательные требования и минимизировать риски потери информации․
Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете:
- создать юридически корректный и практический график;
- организовать чёткую схему взаимодействия между архивом и подразделениями;
- избежать типичных ошибок, связанных с несвоевременной или некорректной передачей документов;
- повысить эффективность документооборота и сократить издержки на хранение․
Помните, что регулярный контроль выполнения графика и своевременное обновление
внутренних инструкций – залог надёжного архивного дела вашей организации․
Дата актуализации статьи: 11:02:39․ Информация взята из открытых источников, включая материалы КонсультантПлюс, «Моё дело», Infologistics и Журнал «Справочник секретаря и офис‑менеджера»․