Передача документов в архив – важный процесс, обеспечивающий сохранность официальных материалов, их доступность для последующего использования и соблюдение требований законодательства. В данной статье подробно рассмотрены все этапы, нормативные акты и практические рекомендации по передаче документов из администрации городского округа (ГО) Домодедово в архив.

Нормативно-правовая база

• Приказ Федерального архивного агентства от 14 ноября 2022 г. – определяет порядок формирования, комплектования и передачи документов в архивные учреждения.
• Постановление Администрации ГО Домодедово Московской области от 26 октября 2017 г. – регламентирует внутренние процедуры работы с документами в органах местного самоуправления.
• Закон РФ «Об архивном деле» (2002 г.) – устанавливает общие принципы архивного хранения и передачи документов.

Организационная структура

Ответственный за прием и хранение документов – Архивный отдел администрации ГО Домодедово. Его реквизиты:

• Адрес: 142005, Московская область, г. Домодедово, мкр. Центральный, ул. Советская, д. 19, корп. 1
• Начальник: Родина Елена Федоровна
• Телефон: 7 (49679) -‑53‑92
• Время работы: Пн‑Пт — 09:00–18:00 (без обеда)

С 2024 г. архивный отдел находится в подчинении Государственного бюджетного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области».

Этапы передачи документов

1. Идентификация и классификация
   • Определяется тип документа (деловая корреспонденция, акты, отчёты, протоколы и т.д.).
   • Назначается срок хранения (постоянный, промежуточный, временный) в соответствии с нормативными сроками.
2. Подготовка комплектов
   • Создаётся архивный комплект – набор оригиналов, копий и сопроводительных листов.
   • Заполняется акт приёма‑передачи (форма № А‑1), где указываются реквизиты документа, дата, подписи ответственных лиц.
3. Техническая проверка
   • Контроль качества оригиналов (отсутствие повреждений, читаемость).
   • Проверка наличия всех обязательных реквизитов (шапка, подписи, печати).
4. Физическая передача
   • Документы передаются в архивный отдел лично либо курьерской службой, сопровождаемые оригиналом акта приёма‑передачи.
   • При передаче фиксируется дата и время получения в журнале приёма.
5. Регистрация в архиве
   • Сотрудники архива вносят сведения о документе в электронный реестр (система «Электронный архив»).
   • Документ получает архивный номер и размещается в соответствующем архивном фонде.
6. Уведомление подразделения‑отправителя
   • Отправитель получает копию акта приёма‑передачи и подтверждение о регистрации в архиве.
   • При необходимости предоставляется доступ к документу через портал Госуслуг.

Сроки передачи

Согласно нормативным актам, документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив в течение 30 календарных дней после их формирования. Для промежуточных и временных фондов сроки могут быть увеличены до 90 дней, если это предусмотрено внутренними регламентами.

Электронные услуги

Для ускорения процесса и получения информации о статусе передачи рекомендуется использовать Портал Госуслуг Московской области (uslugi.mosreg.ru):

• Запросить копию акта приёма‑передачи онлайн.
• Отследить статус регистрации документа в архиве.
• Получить выписку из реестра архивных фондов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязаны передаваться в архив?

Все официальные документы, подпадающие под сроки хранения, установленные законодательством: акты органов власти, договоры, финансовые отчёты, кадровые документы, проектно‑сметная документация и др.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да. С 2023 г. в Архивный отдел принимаются электронные версии документов в формате PDF/A‑2, при условии их подписания квалифицированной электронной подписью и предварительной регистрации в системе «Электронный архив».

Что делать, если документ повреждён?

Повреждённые документы подлежат реставрации в архивном отделе. При невозможности восстановления оформляется акт утраты и документ считается утерянным.

К кому обращаться за разъяснениями?

Контактное лицо – начальник архивного отдела Родина Елена Федоровна. Телефон: 7 (49679) -‑53‑92. Также можно написать запрос через портал Госуслуг.

Практические рекомендации

• Своевременно формируйте акт приёма‑передачи. Это основной документ, подтверждающий факт передачи.
• Храните копии всех сопроводительных документов (паспорта, доверенности, согласования).
• Проверяйте состояние оригиналов перед отправкой – отсутствие пятен, разрывов, потёртостей.
• При работе с электронными документами используйте только одобренные форматы (PDF/A, XML).
• Регулярно проверяйте статус регистрации в архиве через портал Госуслуг, чтобы избежать задержек.

Передача документов из администрации ГО Домодедово в архив – строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность важной информации и её доступность для будущих поколений. Соблюдая описанные этапы, нормативные требования и используя электронные сервисы, сотрудники администрации могут эффективно выполнять свои обязанности, а граждане – получать необходимую информацию в кратчайшие сроки.

Контактные данные архивного отдела:

Адрес: 142005, Московская область, г. Домодедово, мкр. Центральный, ул. Советская, д. 19, корп. 1
Начальник: Родина Елена Федоровна
Телефон: 7 (49679) -‑53‑92
Электронная почта: archive@domodedovo.mo.ru
Портал Госуслуг: uslugi.mosreg.ru