Судебные дела не хранятся в судах вечно. По истечении сроков хранения они передаются в архивы. Получение копий документов или ознакомление с материалами такого дела требует соблюдения специальной процедуры, закрепленной в процессуальных кодексах и внутренних регламентах судов. В этой статье подробно разберем, как правильно составить и подать заявление на выдачу материалов дела из архива, какие существуют нюансы для разных категорий дел и к чему нужно быть готовым в 2026 году.

Нормативная правовая база

Порядок работы с архивными делами регулируется комплексом нормативных актов:

• ГПК РФ (ст. 262) — выдача копий судебных актов и документов из дел, находящихся в архиве суда.
• КАС РФ (ст. 257) — аналогичные нормы для арбитражного процесса.
• УПК РФ (ст. 415, 416) — ознакомление с материалами уголовного дела, переданного в архив.
• КоАП РФ (ст. 30.6) — административные дела.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 10 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении норм ГПК РФ, регулирующих порядок выдачи копий судебных актов и иных документов».
• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ — если дело перешло в государственный архив (не судской).
• Внутренние приказы и распоряжения председателей конкретных судов (утверждают формы заявлений, реквизиты для оплаты, сроки обработки).

Кто и когда имеет право на получение материалов

Право на получение копий или ознакомление с делом из архива имеют:

1. Лица, участвующие в деле: истецы, ответчики, третьи лица, заявители, заинтересованные лица (по гражданским и адм. делам); стороны по арбитражным делам.
2. Участники уголовного процесса: осужденные, оправданные, потерпевшие, гражданские истцы/ответчики, их защинители и представители (по доверенности/поручению).
3. Реабилитированные лица и их родственники/иждивенцы (по делам о политических репрессиях, ст. 11 Закона РФ «О реабилитации жертв политических репрессий»).
4. Другие лица — только с разрешения суда (председателя суда или судьи), если они докажут заинтересованность (например, для защиты прав третьих лиц, научных целей и т.д.).

Куда обращаться: Судской архив или Государственный архив?

Это критически важный момент, определяющий процедуру:

А. Дело находится в архиве суда (Судской архив)

Сроки хранения дел в судах (перед передачей в госархив):

• Гражданские и адм. дела: 10 лет после вступления решения в силу (для некоторых категорий, 3, 5 или 75 лет);
• Уголовные дела: 10–75 лет в зависимости от тяжести преступления и исхода дела.
• Арбитражные дела: 10 лет.

Куда подавать: В тот же суд, который рассматривал дело (через канцелярию/аппарат судьи/арбитра).

Б. Дело передано в Государственный архив (Федеральный/Областной/Городской)

Если срок хранения в суде истек, дело передается в архивный фонд (например, ГАРФ, областные госархивы, архивы ФСБ для спец. дел).

Куда подавать: Прямо в государственный архив (часто через Госуслуги / портал «Национальный архивный фонд» / сайт архива) ИЛИ через суд (суд делает архивный запрос за вас — дольше, но удобнее).

Порядок подачи заявления в судебный архив (Алгоритм действий)

Шаг 1: Подготовка пакета документов

Вам понадобятся:

• Заявление (в 2 экземплярах: одно остается в суде, второе — с отметкой о принятии у вас).
• Копия паспорта (разворот с фото и пропиской).
• Доверенность / поручение адвоката (если подает представитель). В доверенности должно быть указано право «получения копий судебных документов, ознакомления с материалами дела».
• Квитанция об оплате госпошлины (если требуется, см. ниже).
• Документы, подтверждающие заинтересованность (для третьих лиц: свидетельство о смерти, свидетельство о браке/рождении, нотариальное завещание и т.д.).

Шаг 2: Составление заявления (Структура и реквизиты)

Строгой единой формы (бланка) для всех судов не существует (хотя в КонсультантПлюс упоминаются формы № 50, № 62 для внутреннего учета), но заявление должно содержать обязательные реквизиты (ст. 131 ГПК РФ по аналогии):

Образец структуры заявления:

В [Название суда, например: Бабушкинский районный суд г. Москвы]
От [ФИО заявителя полностью]
Проживающий по адресу: [Адрес регистрации/фактического проживания]
Телефон: [Номер] Email: [Адрес]

ЗАЯВЛЕНИЕ
НА ВЫДАЧУ КОПИЙ ДОКУМЕНТОТВ ИЗ МАТЕРИАЛОВ СУДЕБНОГО ДЕЛА / НА ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДЕЛОМ

[Номер дела, если известен: Гражданское дело № 2-1234/2020]
[ФИО сторон по делу: Истец Иванов И.И., Ответчик ООО «Ромашка»]
[Дата вынесения решения: ]
[Дата вступления в законную силу: ]

Прошу:
Выдать мне копии следующих документов из материалов указанного дела:
 ⏤ Решение суда от (в законной силе);
 ⏤ Протокол судебного заседания от ;
 ― Исковое заявление с приложениями;
 ⏤ [Перечислите конкретные документы, какие нужны].
 ИЛИ
Предоставить возможность ознакомиться с материалами судебного дела № [Номер] в порядке, установленном законом.

Основание: Я являюсь [истецом / ответчиком / представителем по доверенности № 123 от / иждивенцем потерпевшего и т.д.].

Копии документов прошу направить мне:
[ ] По почте на адрес: [Адрес]
[ ] Выдать лично / представителю в канцелярии суда
[ ] Направить в электронном виде на email (если суд предоставляет такую услугу)

Приложения:
Копия паспорта РФ.
Копия доверенности / поручения адвоката (при наличии).
Квитанция об оплате госпошлины (при необходимости).
Документы, подтверждающие мои права / заинтересованность (при необходимости).

[Дата] Подпись: _____________ / [Расшифровка подписи]

Шаг 3: Оплата госпошлины

Согласно НК РФ (ст. 333.21, 333.22) и ФЗ «О судах общей юрисдикции»:

• Выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров) лицам, участвующим в деле — БЕСПЛАТНО (один экземпляр).
• Выдача копий иных документов из материалов дела (протоколы, исковые заявления, заключения экспертов, письма сторон и т.д.) — 300 руб. за каждый документ (п. 22 ст. 333.33 НК РФ) для граждан. Для организаций — 3000 руб. (п. 23 ст. 333.33 НК РФ).
• Ознакомление с материалами дела, БЕСПЛАТНО.
• Для реабилитированных лиц и родственников по делам о репрессиях — БЕСПЛАТНО (все копии).

Реквизиты для оплаты уточняйте на сайте конкретного суда (раздел «Реквизиты для оплаты госпошлины» или «Госпошлина»). Оплатить можно через СБП, Госуслуги, банкомат или отделение банка.

Шаг 4: Способы подачи

1. Лично / через представителя в канцелярии (приемной) суда. Не забудьте поставить входящий номер на своем экземпляре.
2. По почте (ценным бандеролем с описью вложения и уведомлением о вручении). Адрес: адрес суда;
3. Через Госуслуги (ЕПГУ), сервис «Получение запрашиваемых сведений из архивных документов» или «Получение копий судебных документов». Доступно не во всех судах/регионах, но список расширяется.
4. Через систему «Мой Арбитр» — для арбитражных судов (электронный запрос копий).
5. Электронная почта / ФАС «СудЭД» — некоторые суды принимают сканы заявлений на официальную почту (уточняйте на сайте суда в разделе «Контакты» -> «Электронные адреса»).

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно п. 11.9 Регламента работы судов общей юрисдикции (утв. Судебным департаментом при ВС РФ) и ст. 262 ГПК РФ:

• Срок изготовления и выдачи копий: не более 15 календарных дней со дня поступления заявления в суд (для мировых судей — также 15 дней).
• Срок ознакомления: назначается судьей/председателем, обычно в течение 5-10 дней после получения разрешения.
• Если дело должно быть затребовано из архива суда (оно не на полке в канцелярии), срок может увеличиться на время доставки дела (обычно до 1 месяца суммарно).

Особенности для разных категорий дел

Гражданские и Административные дела (ГПК РФ, КАС РФ)

• Заявление пишется судье/председателю суда.
• На заявлении ставится резолюция судьи/председателя: «Разрешить выдать копии…» или «В ознакомлении отказать/разрешить».
• Копии заверяются уполномоченным работником аппарата суда (печать суда, подпись, дата).

Уголовные дела (УПК РФ)

• Ознакомление с материалами дела в архиве (ст. 415, 416 УПК РФ) производится по ходатайству осужденного/оправданного/потерпевшего.
• Ходатайство рассматривается судьей, вынесшим приговор, или председателем суда.
• Выдача копий: осужденным — бесплатно один экземпляр приговора; копии иных документов — за плату (300 руб./док.), если не установлено иное законом.
• По делам, прекращенным по реабилитирующим основаниям, копии выдаются бесплатно реабилитированным и родственникам.

Арбитражные дела (КАС РФ)

• Основной способ — через кабинет «Мой Арбитр» (электронный запрос копий решения/определения).
• Если дело в архиве (прошло >10 лет), через «Мой Арбитр» можно подать ходатайство о предоставлении копий иных документов.
• Госпошлина: 3000 руб. за документ для юрлиц/ИП, 300 руб. для граждан.

Если дело уже в Государственном архиве (не в суде)

Если суд сообщает, что дело передано в госархив (например, Госархив Московской области, РГАЭ, Архив ФСБ и т.д.), у вас два пути:

Вариант А: Через суд (Архивный запрос суда)

Вы пишете заявление в суд с просьбой направить архивный запрос в госархив.
Минусы: Долго (месяцы). Суд не гарантирует результат.
Плюсы: Официальный ответ суда, который можно предъявить в других инстанциях.

Вариант Б: Самостоятельно в Госархив (Рекомендуемый)

1. Определите архив-хранитель (спросите в суде или ищите в реестре «Национальный архивный фонд» — naf.ru).
2. Подайте запрос через Госуслуги (услуга «Получение запрашиваемых сведений из архивных документов») или на сайте архива / по почте.
3. В запросе укажите: тема поиска, ФИО сторон, примерные даты, номер дела (если известен), цель получения (суд, пенсия, реабилитация, родословная).
4. Оплатите архивные услуги (поиск, копирование, заверение) — тарифы у каждого архива свои.
5. Получите архивную справку или заверенные копии документов.

Типичные ошибки и советы

• Не знают номер дела. В заявлении обязательно укажите ФИО сторон и примерный год рассмотрения. Суд найдет по картотеке, но это ускорит процесс.
• Не оплатили пошлину за «иные документы». Решение бесплатно, но протокол или иск — платно. Приложите квитанции на каждый вид платы или одну суммарную с расшифровкой.
• Истек срок действия доверенности. Проверьте дату. Для представителей по уголовным делам — поручение адвоката бессрочно, но лучше свежее.
• Обращение не в тот суд. Если дело рассматривалось в Мировом суде — пишите к Мировому судье (или в Районный суд, если архив там). Если в Арбитраже, в Арбитраж.

Образец заявления для Госуслуг / Электронной подачи (Текст для копирования)

Если подаете через форму на Госуслугах или почту суда, текст может быть таким:

Чек-лист перед отправкой

1. [ ] Уточнен точный номер дела и название суда.
2. [ ] Проверено: дело в суде или уже в госархиве (звонок в канцелярию/проверка сайта суда).
3. [ ] Заявление составлено с указанием конкретных документов.
4. [ ] Оплачена госпошлина за копии «иных документов» (если нужны не только решение).
5. [ ] Приложены копии паспорта и доверенности (если представитель).
6. [ ] Выбран способ подачи (Госуслуги / Почта / Лично / Email).
7. [ ] Сохранен экземпляр заявления с входящим номером/скриншот отправки.

Получение материалов дела из архива — это стандартная, но бюрократизированная процедура. Ключ к успеху — точность в реквизитах дела (номер, год, стороны), правильный адресат (суд или госархив) и своевременная оплата госпошлины за копии документов, отличных от судебного акта. В 2026 году максимально удобно использовать электронные сервисы (Госуслуги, «Мой Арбитр», сайты судов), чтобы сэкономить время на поездках и ожидании почтового отправления. Если отказывают — требуйте письменный мотивированный отказ, его можно обжаловать вышестоящему судье или в прокурору.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Процессуальные сроки и реквизиты оплаты могут меняться, актуальную информацию уточняйте на официальном сайте соответствующего суда или в его канцелярии.