Вопросы кадрового обеспечения архивных учреждений имеют особое значение для обеспечения сохранности документального фонда страны. Основным нормативным правовым актом, регулирующим порядок определения необходимого числа сотрудников в государственных архивах Российской Федерации, является Приказ Росархива от № 9 «Об утверждении Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» (вместе с «Методикой…», М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004). Данный документ до сих пор является базовым методологическим фундаментом для планирования штатов, несмотря на обновление отдельных нормативов труда (например, Приказом Росархива от № 111).

Общие принципы и базовая формула

Методика основана на нормативном методе планирования численности персонала. Суть подхода заключается в сравнении объема необходимой работы (в трудоемкости) с доступным фондом рабочего времени одного сотрудника.

Фундаментальная формула расчета:

Ч_шт = Σ Т_з / Ф_вр

где:

• Ч_шт — штатная численность работников (человек);
• Σ Т_з — совокупные трудозатраты на выполнение всех видов работ по архиву в целом или по конкретному структурному подразделению (человеко-часы, человеко-дни);
• Ф_вр — фонд рабочего времени одного работника на расчетный период (год), доступный для выполнения производственных функций (часы/год).

Важно: Расчеты проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться в архиве (определяется целью расчета: планирование на год, создание нового архива, реорганизация и т;д.).

Структура штатной численности архива

Согласно Методике, штатная численность архива формируется как сумма численности трех основных групп персонала:

1. Административно-управленческий персонал (АУП), руководители, их заместители, секретари, офис-менеджеры.
2. Специалисты (основной профессиональный персонал) — архивисты, старшие архивисты, главные эксперты фондов, сотрудники отделов приема, учета, хранения, составления справочно-поискового аппарата, информатизации, изучения и опубликования документов и т.д.
3. Рабочие и младший обслуживающий персонал (РМОП) — уборщики помещений, кладовщики, пловцы, операторы лифтов, рабочие по обслуживанию и ремонту оборудования, сторожа, дворники и др.

Расчет производится отдельно для каждой группы с использованием соответствующих нормативов.

Методика расчета численности специалистов (основного персонала)

Это наиболее трудоемкий раздел расчета, так как объем работ специалистов напрямую зависит от характеристик фондов и нагрузки по посетителям.

Определение объема работ (трудозатрат)

Объем работ определяется в натуральных показателях (дело, страница, метр погонный, запрос, экземпляр и т.д.) и переводится в трудозатраты с помощью норм времени (трудоемкости одной операции).

Основные группы работ специалистов:

• Прием и учет документов: прием, экспертиза, регистрация, формирование дел.
• Обеспечение сохранности и хранение: размещение, пересчет, санитарная обработка, контроль микроклимата, ремонт и восстановление документов.
• Составление справочно-поискового аппарата (СПА): описание дел (номенклатуры), каталогизация, ввод данных в АИС, ретроконверсия данных.
• Информационно-справочное обслуживание (ИСО): выдача документов в читальный зал, ответы на письменные запросы, выдача копий, консультирование.
• Изучение и научное опубликование документов: подготовка путеводителей, сборников документов, статей.
• Информатизация: сканирование, оцифровка, администрирование баз данных, защита информации.
• Методическая работа и обучение: инспекции ведомственных архивов, консультации, проведение семинаров.

Использование нормативов труда

Для расчета трудозатрат применяются:

• Типовые нормы времени и выработки, утвержденные Приказом Росархива от № 111 (заменили прилочения к Приказу № 9 за 2004 г.). Они устанавливают трудоемкость операций в минутах или часах на единицу работы (например, описание 1 дела, сканирование 1 страницы, выдача 1 документа в читальный зал).
• Локальные нормы, разрабатываемые архивом самостоятельно на основе хронометражей для специфических операций, не охваченных типовыми нормами.

Пример расчета трудоемкости описания фондов:

Т_опис = N_дел × t_норм × К_сложн

где N_дел — плановое число дел к описанию; t_норм — норма времени на описание 1 дела (мин.); К_сложн, коэффициент сложности (устанавливается архивом).

Фонд рабочего времени специалиста (Ф_вр)

Рассчитывается в человеко-часах в год по формуле:

Ф_вр = (Д_р × Ч_р) – (В_отл + В_бол + В_проч)

• Д_р — количество рабочих дней в году (по производственному календарю).
• Ч_р — продолжительность рабочего дня (часы), с учетом сокращенного рабочего времени для отдельных категорий (например, 35 часов/нед. для научных сотрудников).
• В_отл, потери на ежегодный оплачиваемый отпуск (в часах).
• В_бол, потери на временную нетрудоспособность (беременность и роды, уход за больным ребенком) — берутся по отраслевой статистике.
• В_проч — другие потери (командировки, обучение, выполнение государственных обязанностей и т.д.).

Методика расчета численности административно-управленческого персонала (АУП)

Численность АУП определяется нормативным методом на основе нормативов численности (коэффициентов), зависящих от общей штатной численности архива (без АУП) или от объема управленческой работы.

В Методике 2004 г. (Таблица 4 Приказа № 9) приведены нормативы численности АУП в зависимости от штатной численности архива:

Формула: Ч_АУП = Ч_осн × К_норм

где Ч_осн, штатная численность основных работников (специалисты + РМОП), К_норм — норматив численности (выбирается из таблицы с учетом сложности управления).

Особенности:

• Минимальная численность АУП для малого архива не может быть менее 2–3 человек (директор, главный бухгалтер/экономист, секретарь/делопроизводитель).
• При расчете учитываются структурная сложность (количество отделов, филиалов) и интенсивность управленческих процессов.

Методика расчета численности рабочих и младшего обслуживающего персонала (РМОП)

Расчет производится по нормативному методу с использованием норм обслуживания (площади, оборудования) и нормативов численности.

Уборщики помещений

Численность определяется по нормам обслуживания площади (кв. м на 1 уборщика за смену). Нормы дифференцируются по типу помещений:

• Хранилища (высшие требования к чистоте) — более жесткие нормы (меньшая площадь на уборщика).
• Читальные залы, кабинеты специалистов, коридоры, санитарные узлы.
• Производственные помещения (реставрационные цеха, фото/цифролаборатории).

Формула: Ч_уб = Σ (S_i / Н_{обсл_i}) × К_пер

• S_i — площадь i-го типа помещений (кв. м).
• Н_{обсл_i} — норма обслуживания для i-го типа помещений (кв. м/чел./смену).
• К_пер — коэффициент сменности (обычно 1, если уборка одnosменная; учитывается периодичность уборки: ежедневная, раз в 2 дня, раз в неделю).

Примечание: Так как уборка хранилищ часто производится не ежедневно (например, 1 раз в неделю или месяц), периодичность устанавливается архивом самостоятельно на основании санитарных правил и состояния фондов, что корректирует коэффициент загрузки уборщика.

Рабочие по обслуживанию и ремонту оборудования

Численность рассчитывается по нормативу численности (Таблица 5 Методики 2004 г.) в зависимости от вида и количества оборудования:

• Климатическое оборудование (кондиционеры, вентиляция, увлажнение/осушение) — норматив на 1 рабочего заданное число единиц или суммарную мощность/площадь обслуживания;
• Подъемные краны, тележки, компрессоры, насосные станции.
• Оборудование реставрационных цехов, фото/микролибораторий, серверного оборудования (если не выдано на аутсорсинг).

Остальной РМОП

• Кладовщики: по норме обслуживания площадей складов материально-технических ценностей.
• Пловцы/Грузчики: по нормативу численности от объема перемещаемых грузов (фондов) или площади хранилищ.
• Сторожа/Охрана: по нормативу на 1 поста охраны с учетом режима (круглосуточно/сменно) и количества постов.
• Дворники: по норме обслуживания прилегающей территории.

Приведение расчетных данных к штатному расписанию

Результаты расчетов по всем трем группам персонала суммируются. Полученные расчетные значения (часто дробные) округляются до целых чисел — штатных единиц.

Правила округления:

• Если дробная часть < 0,5 — округляют в меньшую сторону (но не ниже минимально необходимого для обеспечения режима работы).
• Если дробная часть ≥ 0,5, округляют в большую сторону.
• Для уникальных должностей (директор, главный архивист) принимается 1 штатная единица независимо от расчетного значения.
• Учитывается необходимость замены временно отсутствующих работников (командировки, отпуска, болезнь) — вводится коэффициент запаса (обычно 1–3% от численности специалистов) или ставятся ставки 1,5 / 0,5 для совмещения.

Структура итогового расчетного листа (Приложение к Методике):

1. Расчет штатной численности специалистов (по отделам/секторам и видам работ).
2. Расчет штатной численности АУП.
3. Расчет штатной численности РМОП.
4. Сводная таблица штатной численности архива в целом.

Актуальные нормативные основы (на 2024–2026 гг.)

При проведении расчетов необходимо использовать актуальную нормативную базу:

1. Приказ Росархива от № 9 — основная Методика расчета (алгоритм, формулы, структура расчетных листов, нормативы АУП и РМОП). Действует.
2. Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами». Ключевой документ для расчета трудозатрат специалистов. Заменяет прилочения к Приказу № 9 по нормам времени.
3. Приказ Росархива от № 035 — Методика для муниципальных архивов. Принципы аналогичны, но нормативы АУП и РМОП могут отличаться (учитывается малый объем фондов).
4. Трудовой кодекс РФ (статьи 91, 92, 112, 115, 284 и др.) — правила расчета фонда рабочего времени, продолжительности отпусков, режима работы.
5. Отраслевые соглашения и коллективные договоры — могут устанавливать дополнительно оплачиваемые отпуска, сокращенное рабочее время для архивистов (ст. 284 ТК РФ — 35 часов в неделю для научных работников архивов), что влияет на Ф_вр.

Практические рекомендации и типичные ошибки

• Игнорирование «скрытых» работ: часто забывают закладывать трудозатраты на инвентаризацию фондов, подготовку отчетности (государственный отчет, отчет по нацпроектам), участие в заседаниях коллегий, комиссий, обучение (квалификационные экзамены, курсы повышения квалификации).
• Неправильный расчет фонда времени: использование календарных дней вместо рабочих, неучет сокращенного рабочего времени (35 ч/нед) для научных сотрудников архивов, неучет потерь на болезнь (в среднем 3–5% фонда).
• Использование устаревших норм времени: обязательно применять Приказ № 111 от 2022 г. Старые нормы (2004 г.) не учитывают современные ИТ-процессы (сканирование, метаданные, АИС «Архив», электронное документооборот).
• Отсутствие обоснования локальных норм: если типовым нормам нет (например, описание уникальных фото/аудио/видеодокументов, работа с блокчейн-реестрами), нужно провести хронометраж и утвердить локальную норму приказом директора.
• Неучет аутсорсинга: если уборка, охрана, ремонт техники, оцифровка переданы подрядчикам, соответствующие штатные единицы РМОП и специалистов в расчете не нужны (или нужны только для контроля качества).

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Приказ Росархива № 9) представляет собой системный инструмент обоснования штатного расписания. Ее правильное применение требует:

1. Детального планирования объемов работ на расчетный год (план-график работ архива).
2. Грамотного применения актуальных типовых норм времени (Приказ № 111).
3. Точного расчета фонда рабочего времени с учетом специфики архивной профессии (сокращенная неделя, вредность/опасность отдельных операций).
4. Дифференцированного подхода к расчету АУП и РМОП.

Дисclaimer: Данная статья носит обобщающий информационный характер. Для проведения официального расчета штатной численности конкретного архива необходимо руководствоваться действующими редакциями нормативных правовых актов (Приказ Росархива № 9, Приказ Росархива № 111, ТК РФ) и методическими рекомендациями ВНИИДАД (ФГБУ «ВНИИДАД»).