Дата актуализации информации: 18:44:31 ().

Что представляет собой услуга

Муниципальная услуга «Исполнение запросов в архиве» направлена на предоставление гражданам и организациям архивных справок, выписок и копий документов, необходимых для:

• подтверждения факта рождения, брака, смерти;
• оформления пенсионного обеспечения и социальных выплат;
• получения льгот, компенсаций и иных мер социальной защиты;
• осуществления наследственных и имущественных прав;
• подготовки судебных и административных исков;

Нормативная база

Предоставление услуги регулируется следующими нормативными актами:

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению физических и юридических лиц на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утверждённый Постановлением Администрации города Тюмени от 23 января 2017 г.;
2. Административный регламент Федерального архивного агентства «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, выписок и копий»;
3. Постановление Правительства Ленинградской области № 122 от «Об утверждении Перечня государственных услуг, предоставляемых на базе многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг…»;
4. Иные региональные и муниципальные акты, регламентирующие работу архивов Тюменской области и других субъектов РФ.

Этапы оказания услуги

Процесс исполнения запроса состоит из последовательных действий, закреплённых в административном регламенте:

1. Регистрация запроса – основание для начала действий. Запрос может быть подан лично, через МФЦ, почтой или в электронном виде через портал госуслуг.
2. Предварительная проверка – специалист архива анализирует представленные заявителем данные (ФИО, даты, номера дел и т.п.) и определяет возможность исполнения запроса.
3. Подготовка проекта решения – в случае положительного решения готовится проект решения местной администрации о выдаче архивной справки, выписки или копии.
4. Формирование архивного документа – изготавливается требуемая справка, выписка или копия согласно установленной форме.
5. Регистрация и выдача результата – документ регистрируется в журнале учёта выдачи, после чего направляется заявителю:
   • лично в архиве;
   • через МФЦ (если заявитель указал такой способ получения);
   • почтой с уведомлением о вручении;
   • в электронном виде через личный кабинет на портале госуслуг (при наличии электронной подписи).
6. Информирование о невозможности исполнения – если запрос нельзя выполнить (отсутствие документов, недостаточно сведений и т.д.), заявитель получает мотивированное письмо с указанием причин и рекомендациями по дальнейшим действиям.

Требуемые документы и сведения

Для подачи заявления необходимо предоставить:

• Заявление (типовая форма, доступная на сайте архива или в МФЦ);
• Документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт, удостоверение личности и т.п.);
• При наличии – доверенность или иное подтверждение права представителя действовать от имени заявителя;
• Сведения, необходимые для поиска в архиве (ФИО, даты событий, номера дел, наименования организаций и т.д.).

Сроки предоставления услуги

Согласно административному регламенту:

• Регистрация запроса – не более 1 рабочего дня с момента поступления;
• Проверка и подготовка проекта решения – до 5 рабочих дней;
• Изготовление архивного документа – до 10 рабочих дней (в сложных случаях срок может быть продлен до 20 дней с уведомлением заявителя);
• Выдача результата – в день готовности документа.

Общий срок не превышает 20 рабочих дней без учета времени на почтовую доставку.

Где можно подать запрос

Заявление принимается в следующих учреждениях:

1. Государственные архивы Тюменской области (главный архив и филиалы);
2. Многофункциональные центры (МФЦ) предоставления государственных и муниципальных услуг;
3. Электронно – через официальный портал Госуслуг (раздел «Архивные справки и выписки») или сайт конкретного архива;
4. Почтой – отправкой заказным письмом с описью вложения на адрес архива.

Особенности предоставления услуги в контексте социальной защиты

Особое внимание уделяется запросам, связанным с:

• подтверждением стажа работы для назначения пенсии;
• подтверждением факта проживания на территории для получения региональных льгот;
• подтверждением прав на наследство и имущество;
• подтверждением факта участия в Великой Отечественной войне, трудовой деятельности в условиях блокады и т.д.

В таких случаях архив предоставляет ускоренное рассмотрение (при наличии оснований) и может выдать справки в виде заверенных копий с печатью архива.

Ответственность за нарушение регламента

Нарушение сроков, неправильное оформление документов или отказ без законных оснований влечет:

• административную ответственность должностных лиц (штрафы, предупреждения);
• возможность подачи жалобы в вышестоящий орган управления архивным делом или в прокуратуру;
• компенсацию морального вреда в случае доказанного ущерба заявителю.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт Архивного управления Тюменской области: archive.tyumen.ru (пример)
• Портал государственных услуг РФ: gosuslugi.ru
• Контактный телефон справочной службы архива: +7 (3452) -2‑34‑56
• Электронная почта для запросов: info@archive.tyumen.ru

Муниципальная услуга «Исполнение запросов в архиве» является важным механизмом обеспечения прав граждан на получение достоверной архивной информации, необходимой для реализации социальных, пенсионных и имущественных прав. Четко регламентированный порядок подачи, обработки и выдачи документов позволяет минимизировать сроки ожидания и повысить прозрачность работы архивных учреждений. При соблюдении всех требований регламента заявитель получает качественный документ в установленные сроки, а в случае нарушений имеет право на защиту своих интересов через установленные законом процедуры.