В современном информационном обществе архивы выступают не только хранилищами документов‚ но и многофункциональными организациями‚ предоставляющими широкий спектр государственных и коммерческих услуг. Чтобы упорядочить эту деятельность‚ в архивной практике применяется номенклатура работ и услуг – систематизированный перечень видов деятельности‚ которые архив может выполнять в рамках своего уставного назначения.
Что такое номенклатура работ и услуг архива?
Номенклатура работ и услуг архива – это документ‚ в котором перечислены все виды деятельности‚ осуществляемые архивным учреждением‚ с указанием:
- наименования работы/услуги;
- краткого описания содержания;
- нормативного основания (закон‚ приказ‚ методическое пособие);
- сроков выполнения (если применимо);
- стоимости (для платных услуг);
- ответственного подразделения или специалиста.
Номенклатура служит основой для:
- планирования и бюджетирования деятельности архивного учреждения;
- формирования перечня государственных услуг‚ оказываемых архивом;
- организации платной деятельности (консультаций‚ копирования‚ цифровизации и т.д.);
- обеспечения прозрачности и подотчетности перед пользователями и контролирующими органами.
Нормативная база
Разработка и утверждение номенклатуры работ и услуг регламентируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
- Приказы Федерального архивного агентства (Росархива)‚ в частности:
- Приказ Росархива от № 10 «Номенклатура платных работ и услуг‚ выполняемых архивными учреждениями и организациями»;
- Приказ Росархива от «Базовый (отраслевой) перечень услуг и работ в сфере Архивное дело».
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и ОСГ РМ по составлению номенклатуры дел и услуг;
- Региональные и ведомственные нормативные акты (например‚ положения о платных услугах архивов‚ утвержденные NORMA.UZ).
- Прием и регистрация документов на государственное хранение;
- Обеспечение доступа к архивным фондам (читальный зал‚ справки‚ выписки);
- Консультирование по вопросам архивного законодательства и делопроизводства;
- Подготовка документов к передаче на государственное хранение;
- Ведение номенклатуры дел и описей дел;
- Архивное хранение бухгалтерских‚ кадровых и иных документов;
- Организация выставок‚ публикаций и научно‑просветительских мероприятий на основе архивных материалов.
- Копирование и сканирование документов (бумажных и электронных);
- Цифровая обработка и создание электронных копий;
- Реставрация и консервация поврежденных документов;
- Подготовка и издание сборников архивных документов (расчёт свободной цены по Приказу Росархива от 08.02.93 № 10);
- Консультационные услуги по ведению номенклатуры дел‚ составлению инструкций и перечней;
- Обучающие семинары и тренинги для сотрудников организаций;
- Разработка бланков‚ форм и шаблонов документооборота;
- Реализация научной и нормативно‑методической литературы;
- Выполнение исследовательских работ по запросам пользователей;
- Услуги по экспертизе подлинности архивных материалов;
- Другие виды работ‚ связанные с архивным делом (например‚ создание электронных архивов‚ внедрение СЭД).
- Составление и обновление номенклатуры дел подразделений;
- Ведение сводной номенклатуры дел организации;
- Архивное обработка документов (сортировка‚ описание‚ формирование дел);
- Контроль соблюдения сроков хранения и условий содержания документов;
- Подготовка материалов к уничтожению или передаче на постоянное хранение;
- Методическая помощь структурным подразделениям в организации документооборота.
- Анализ текущей деятельности – изучение устава‚ лицензий‚ перечня оказываемых услуг‚ запросов пользователей.
- Сбор нормативной базы – выявление всех действующих законов‚ приказов‚ методических рекомендаций‚ регулирующих виды деятельности архива.
- Формирование перечня видов работ – grouping деятельности по направлениям (государственные услуги‚ платные работы‚ внутренние процессы).
- Описание каждой позиции – указание наименования‚ содержания‚ нормативного основания‚ сроков‚ стоимости (если платная)‚ ответственного исполнителя.
- Согласование с заинтересованными сторонами – служба ДОУ‚ юридический отдел‚ бухгалтерия‚ потенциальные пользователи.
- Утверждение номенклатуры – приказ руководителя архивного учреждения.
- Публикация и доведение до сведения – размещение на официальном сайте‚ в информационных стендах‚ включение в договоры о предоставлении услуг.
- Периодическое обновление – минимум раз в год или при изменении законодательства‚ структуры учреждения‚ перечня оказываемых услуг.
- Прозрачность деятельности – пользователи точно знают‚ какие услуги могут получить и на каких условиях.
- Управление ресурсами – позволяет планировать нагрузку на подразделения‚ распределять бюджет и оценивать эффективность.
- Юридическая защита – наличие утвержденной номенклатуры снижает риск споров о предоставлении или непредоставлении услуг.
- Конкурентоспособность – четко оформленный перечень платных услуг упрощает маркетинг и привлечение клиентов.
- Интеграция с системой документооборота – номенклатура работ и услуг тесно связана с номенклатурой дел‚ что обеспечивает единообразие учета и хранения документов.
- повышению качества и доступности архивных услуг;
- обеспечению законности и обоснованности платной деятельности;
- оптимизации внутренних процессов и повышению эффективности работы архива.
Согласно пункту 6.1.5 КонсультантПлюс‚ сводная номенклатура дел формируется службой ДОУ на основе номенклатур структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти.
Структура номенклатуры работ и услуг
Типовая номенклатура включает следующие разделы:
Государственные (бесплатные) услуги
Платные работы и услуги
Согласно положению‚ утвержденному NORMA.UZ‚ перечень платных услуг архивов включает 85 видов. Основные группы:
Внутренние (служебные) работы
Этапы разработки номенклатуры работ и услуг архива
Примерно так же‚ как составление номенклатуры дел (см. пункт 6.1 КонсультантПлюс)‚ номенклатура работ и услуг должна быть разработана в месячный срок после создания нового подразделения или введения новых видов деятельности.
Пример структуры номенклатуры (фрагмент)
| № | Наименование работы/услуги | Краткое описание | Нормативное основание | Срок выполнения | Стоимость (руб.) | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Прием документов на государственное хранение | Регистрация‚ проверка комплектности‚ выдача справки о приеме | ФЗ «Об архивном деле»‚ Приказ Росархива № 10 | В день подачи | Бесплатно | Отдел приема и учета |
| 2 | Копирование бумажных документов (формат А4) | Изготовление черно‑белой копии на обычной бумаге | Положение о платных услугах архивов (NORMA.UZ) | До 3 рабочих дней | 15 | Отдел репроизводства |
| 3 | Цифровая обработка фотонегатива | Сканирование‚ цветокоррекция‚ сохранение в TIFF/JPEG | Положение о платных услугах архивов | До 5 рабочих дней | 120 | Отдел цифровизации |
| 4 | Консультация по составлению номенклатуры дел | Методическая помощь‚ проверка соответствия законодательству | КонсультантПлюс‚ ОСГ РМ | По согласованию | 2000 (за час) | Методический отдел |
Данный фрагмент иллюстрирует‚ как можно оформить каждую строку номенклатуры в виде таблицы‚ что упрощает её использование в бухгалтерии и при формировании счетов.
Значение номенклатуры для архива и его пользователей
Номенклатура работ и услуг‚ выполняемых архивами‚ является ключевым инструментом организации их деятельности. Она объединяет нормативные требования‚ потребности пользователей и внутренние возможности учреждения в единый структурированный документ. Правильно разработанная и регулярно обновляемая номенклатура способствует:
Следуя рекомендациям законодательства (ФЗ «Об архивном деле»‚ приказов Росархива‚ методических указаний КонсультантПлюс и ОСГ РМ) и учитывая специфику своего учреждения‚ архив может создать номенклатуру‚ которая будет служить надежной основой как для государственных функций‚ так и для коммерческой деятельности.
Дата подготовки статьи: .