Цель статьи – дать полное представление о нормативных требованиях, технических и организационных мерах, которые необходимо соблюдать при хранении государственных архивных документов. Информация актуальна на 2026 год.

Правовая база

Хранение государственных архивных документов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от ). Определяет понятие архивных документов, их классификацию и основные принципы их сохранения.
2. Постановление Правительства РФ № 1239 от «Об утверждении Положения о порядке организации, содержания и функционирования государственных архивов».
3. ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
4. СНиП 2.08.02‑89 «Вентиляция и кондиционирование» – требования к микроклимату в помещениях хранения.
5. Технические регламенты по пожарной безопасности (Требования ПБ 1.1‑03).
6. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (при хранении документов, содержащих персональные сведения).

Все указанные документы образуют единую нормативную систему, обязательную для исполнения всеми государственными архивными учреждениями.

Классификация архивных документов

Для правильного выбора условий хранения необходимо знать, к какой категории относится документ:

• По сроку хранения:
  • Документы постоянного хранения (неограниченный срок).
  • Документы временного хранения (срок от 5 до 50 лет в зависимости от категории).
• По типу носителя:
  • Бумажные (рукописные, печатные, фотокопии).
  • Пластиковые (микрофиш, микрофильм).
  • Электронные (цифровые файлы, базы данных).
• По уровню ценности:
  • Документы высшей ценности (исторический, культурный, научный).
  • Документы средней ценности.
  • Документы низкой ценности (дубли, копии).

Основные требования к помещениям хранения

Микроклимат

Примечание: При хранении особо ценных документов (например, рукописных оригиналов) рекомендуется поддерживать более строгие параметры: 18 °C ±0,5 °C и 45 % ±2 % влажности.

Вентиляция и фильтрация воздуха

• Система вентиляции должна обеспечивать постоянный приток свежего воздуха без создания сквозных потоков, которые могут вызвать высушивание бумаги.
• Фильтры класса HEPA (High Efficiency Particulate Air) обязательны для удаления пыли и микроскопических частиц.
• Контроль уровня CO₂ и концентрации загрязняющих веществ (SO₂, NOₓ) – не более 0,1 мг/м³;

Освещение

• Естественное освещение допускается только в помещениях без прямых солнечных лучей.
• Искусственное освещение – лампы с низким уровнем УФ‑излучения (LED‑лампы, лампы натриевого спектра). Интенсивность – не более 50 лк.
• Во время работы с документами рекомендуется использовать переносные лампы с УФ‑фильтрами.

Пожарная безопасность

1. Установка автоматических систем пожаротушения типов «водяной туман» или «газовое подавление», совместимых с архивными материалами.
2. Наличие датчиков дыма, температуры и газов в каждом архивном зале.
3. Разделительные стенки с огнестойкостью не менее EI 120 между зонами хранения.
4. Регулярные (не реже 2‑х раз в год) проверки и испытания систем ПБ.

Защита от влаги и конденсата

• Гидроизоляция стен, пола и потолка.
• Установка дренажных систем и систем контроля уровня грунтовых вод.
• Контроль конденсации: поддержание разницы температур между наружными и внутренними стенами не более 5 °C.

Организация хранения

Мебель и стеллажи

• Стеллажи из нержавеющей стали или обработанного алюминия, без лакокрасочного покрытия, которое может выделять летучие соединения.
• Расстояние между полками – минимум 5 см для обеспечения циркуляции воздуха.
• Отсутствие прямого контакта документов с полом – использование подставок из пластика или дерева, обработанного антисептиками.

Упаковка и маркировка

1. Для бумажных документов – архивные папки из кислотно-нейтрального картона (pH 7,0 ± 0,2).
2. Для микрофильмов – специальные ящики из полиэтилена, герметично закрывающиеся.
3. Электронные носители – антистатические контейнеры, защищённые от магнитных полей.
4. Маркировка должна включать: наименование архива, инвентарный номер, срок хранения, уровень ценности, условия хранения.

Система учёта

Для обеспечения контроля доступа и отслеживания перемещений применяется электронная система учёта (ЭУЭА):

• Уникальный штрих‑код/QR‑код для каждого предмета.
• Логирование всех операций (приём, перемещение, выдача, возврат).
• Интеграция с системой видеонаблюдения.

Обеспечение безопасности и доступа

Физическая охрана

• Контроль доступа по пропускам с биометрией (отпечаток пальца, радужка глаза).
• Охранные патрули и видеонаблюдение 24/7.
• Система сигнализации при попытке несанкционированного проникновения.

Информационная безопасность

• Шифрование электронных архивных файлов (AES‑256).
• Регулярное резервное копирование на отдельные физически изолированные носители (магнитные ленты, оптические диски).
• Периодическое тестирование восстановления данных (не реже 1 раза в полугодие).

Периодический контроль и обслуживание

1. Мониторинг микроклимата – автоматический сбор данных каждые 15 минут с записью в журнал.
2. Осмотр состояния документов – визуальная проверка каждые 6 мес., более тщательная – раз в 2 года.
3. Техническое обслуживание оборудования – профилактика вентиляции, систем ПБ, электроснабжения раз в год.
4. Аудит соответствия нормативам – внешняя проверка раз в 3 года независимыми экспертами.

Диджитализация и её влияние на правила хранения

В 2020‑х годах в России активно развивалась программа «Цифровой архив». При переходе к электронным копиям следует учитывать:

• Сохранение оригиналов в течение минимум 5 лет (по закону о цифровой подписи).
• Создание метаданных (описание, дата создания, формат, контрольные суммы).
• Хранение цифровых копий в сертифицированных дата‑центрах с уровнем надёжности не ниже Tier III.
• Регулярная миграция данных на новые носители (не реже каждые 5 лет) во избежание устаревания форматов.

Обучение персонала

Квалифицированный персонал – ключевой фактор сохранности архивных материалов.

• Обучающие программы по архивному делу (курсы, сертификаты ФГБУ «Государственный архив РФ»).
• Тренинги по работе с системами микроклимата, пожарной безопасностью и информационной защитой.
• Периодические инструктажи по первой помощи в случае аварийных ситуаций (потоп, пожар, кража).

Соблюдение правил хранения документов государственного архива – комплексный процесс, включающий правовую основу, технические параметры микроклимата, пожарную и физическую безопасность, а также постоянный контроль и профессиональное обучение персонала. При правильной организации архивные фонды сохраняются в надлежащем состоянии на протяжении десятков и даже сотен лет, обеспечивая доступ будущим поколениям к историческому и культурному наследию России.

Статья составлена на основе действующего законодательства РФ и современных нормативов (по состоянию на 10 июля 2026 года). Для уточнения деталей рекомендуется обращаться к официальным текстам законов и постановлений, а также к методическим рекомендациям Федерального архива России.