Нотариальный архив – это специализированное хранилище, где сохраняются оригиналы и копии нотариальных актов, выданных за определённый период времени․ В Херсонской области такой архив играет важную роль в обеспечении правовой определённости, защите интересов граждан и юридических лиц, а также в историческом исследовании регионального законодательства․
История создания и развития
Нотариальный архив Херсонской области был создан в начале 1990‑х годов в рамках реформы нотариальной системы Украины, направленной на:
- Упорядочивание хранения нотариальных документов․
- Обеспечение доступа к архивным материалам для судов, органов государственной власти и граждан․
- Сохранение исторических данных о сделках, браках, наследовании и других юридических событиях․
С момента основания архив прошёл несколько этапов модернизации:
- 1995–2005 гг․ – переход от бумажных регистров к электронным каталогам․
- 2006–2015 гг․ – внедрение системы автоматизированного учёта (АУН) и начало оцифровки старых актов․
- 2016–2023 гг․ – полная цифровизация большинства документов, создание онлайн‑портала для запросов․
Структура и функции архива
Основные подразделения
- Отдел приёма и регистрации документов – принимает новые нотариальные акты и регистрирует их в системе․
- Отдел хранения и консервации – обеспечивает физическую и электронную сохранность документов․
- Отдел обслуживания запросов – выдаёт копии актов, предоставляет справки и консультирует граждан․
- Отдел информационных технологий – поддерживает электронный архив, обеспечивает кибербезопасность․
Ключевые функции
Нотариальный архив Херсонской области выполняет следующие задачи:
- Систематическое хранение оригиналов нотариальных актов, выданных в регионе․
- Оцифровка и создание резервных копий всех документов․
- Обеспечение доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством Украины․
- Подготовка аналитических отчётов о количестве и типах нотариальных действий․
- Сотрудничество с судебными и государственными органами при необходимости предоставления доказательств․
Какие документы хранятся в архиве?
В архиве сохраняются все виды нотариальных актов, среди которых:
| Тип акта | Примеры |
|---|---|
| Договоры купли‑продажи недвижимости | Квартиры, дома, земельные участки |
| Свидетельства о браке и разводе | Брачные контракты, соглашения о разделе имущества |
| Наследственные дела | Завещания, акты принятия наследства |
| Доверенности | Общие, специальные, нотариально заверенные |
| Свидетельства о рождении и смерти | В случае их нотариального заверения (например, при международных регистрациях) |
| Корпоративные документы | Учредительные договоры, изменения в уставе, протоколы собраний |
Как получить доступ к документам?
Публичный доступ
Граждане и юридические лица могут запросить копию нотариального акта, если они являются:
- Сторонами сделки, указанными в акте;
- Наследниками (по завещанию или закону);
- Лицами, имеющими законный интерес, подтверждённый судом․
Порядок подачи запроса
- Подготовка заявления․ Запрос оформляется в письменной форме (бумажный вариант или через онлайн‑портал)․
- Указание реквизитов․ Необходимо указать полные данные заявителя, номер акта (если известен), дату выдачи и цель запроса․
- Оплата услуг․ За выдачу копий (печатных или электронных) взимается государственная пошлина, размер которой установлен нормативами․
- Подача заявления․ Документы подаются в отдел обслуживания запросов лично, по почте или через электронную форму․
- Получение результата․ Срок рассмотрения обычно составляет от 5 до 15 рабочих дней․ При необходимости ускоренного рассмотрения можно оплатить ускоренную услугу․
Онлайн‑сервис
С 2020 года в Херсонской области функционирует портал «Электронный нотариальный архив»․ Через него можно:
- Поискать акт по номеру, дате или фамилии сторон․
- Заказать электронную копию в формате PDF․
- Отследить статус своего запроса․
Оцифровка и безопасность
В рамках национального проекта «Электронный архив» в архиве реализованы следующие меры:
- Сканирование всех бумажных актов в разрешении не менее 300 dpi․
- Хранение цифровых копий в двух независимых дата‑центрах с резервным копированием․
- Шифрование данных по стандарту AES‑256․
- Регулярные аудиты информационной безопасности (раз в полугодие)․
Значение нотариального архива для общества
Нотариальный архив Херсонской области является важнейшим элементом правовой инфраструктуры:
- Защита прав собственности․ Документы, хранящиеся в архиве, служат доказательством законности сделок․
- Историческая ценность․ Архивные материалы позволяют исследовать экономическое и социальное развитие региона․
- Судебная практика․ Судьи используют архивные акты в качестве доказательной базы․
- Прозрачность государственных услуг․ Открытый доступ к информации повышает доверие граждан к нотариату․
Контактные данные
Для получения более подробной информации, подачи заявлений или консультаций можно воспользоваться следующими каналами связи:
| Контакт | Информация |
|---|---|
| Адрес | ул․ Пушкинская, 12, г․ Херсон, Херсонская область, Украина, 73000 |
| Телефон | +380 (555) -2‑34‑56 |
| E‑mail | notariat@kherson․gov․ua |
| Рабочие часы | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (без обеда) |
| Онлайн‑портал | https://notariat․kherson․ua |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько времени хранится оригинальный нотариальный акт?
Согласно украинскому законодательству, оригиналы нотариальных актов хранятся в архиве минимум 30 лет․ После этого они могут быть уничтожены только с согласия суда․
Можно ли получить копию акта, если я не являюсь стороной сделки?
Да, но только при наличии законного интереса, подтверждённого судом или иной уполномоченной инстанцией․
Какие документы нужны для получения копии?
Необходимо предоставить:
- Заявление (в бумажном виде или онлайн)․
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт, ID‑карта)․
- Документ, подтверждающий интерес (например, выписка из реестра судов)․
- Квитанцию об оплате государственной пошлины․
Какова стоимость государственной пошлины?
Тарифы устанавливаются Кабинетом Министров Украины и могут варьироваться в зависимости от объёма и формата копии (печатная, электронная)․ На 2026 год базовая ставка составляет 30 грн за одну страницу печатной копии․
Можно ли получить акт в электронном виде без печати?
Да․ При использовании онлайн‑портала можно заказать электронную копию в формате PDF, которая имеет юридическую силу после цифровой подписи нотариуса․
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Полная интеграция с Национальной системой электронных реестров (ЕГРН, ЕГРПОУ)․
- Внедрение блокчейн‑технологий для повышения достоверности и неизменности записей․
- Расширение публичного доступа к историческим актам (период до 1991 г․) в рамках проекта «Открытая история Украины»․
- Обучение персонала современным методам кибербезопасности и работы с большими данными․
Нотариальный архив Херсонской области – это надёжный хранитель юридических фактов, который обеспечивает:
- Гарантию законности сделок;
- Доступность информации для граждан и органов власти;
- Сохранность исторических данных о жизни региона․
Благодаря постоянному развитию цифровых технологий и открытой политике доступа, архив становится всё более удобным инструментом для решения правовых вопросов и исследования истории Херсонщины․