Тема статьи: подробный разбор принципов‚ нормативных актов и практических рекомендаций по организации документов внутри архивного фонда – то‚ что называют третьим уровнем систематизации архивных материалов.

Что такое «третий уровень» организации?

Система классификации архивных документов в Российской Федерации построена по трём уровням:

1. Первый уровень – организация документов в пределах всего Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ). Здесь формируются крупные разделы‚ такие как «Государственная власть»‚ «Экономика»‚ «Культура» и т.д.
2. Второй уровень – организация документов внутри конкретных государственных‚ муниципальных или научных архивов. На этом этапе создаются фонды (например‚ фонд «Госдепартамент 1990‑2000 гг.»).
3. Третий уровень – внутренняя организация документов в пределах отдельного архивного фонда. Это детальная систематизация дел‚ опись‚ реестр‚ листы фонда‚ нумерация томов и т.п.

Третий уровень является фундаментом для эффективного поиска‚ учёта и использования архивных материалов. Именно на нём базируется работа архивариусов‚ а также контроль за сохранностью фонда.

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие третий уровень организации:

• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 77 от ).
  Разработаны в соответствии с Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивах в РФ».
• Методические рекомендации к Правилам (Федеральное архивное агентство). Раскрывают методику применения положений правил на практике.
• Положение об Архивном фонде Российской Федерации – определяет общие принципы формирования‚ пополнения и закрытия фондов.
• Приказ Росархива от № 24 – уточняет порядок определения фондовой принадлежности и организацию документов в пределах фонда.

Ключевые элементы третьего уровня

Схема систематизации и единицы хранения

Схема систематизации – это графическое и документальное описание того‚ как делятся и группируются документы внутри фонда. На третьем уровне она фиксируется в описях дел (опись – перечень дел‚ входящих в фонд) и в реестрах описей.

• Опись дел – основной документ‚ в котором указаны:
  • Номер и наименование дела;
  • Период создания;
  • Тип носителя (бумажный‚ микрофильм‚ электронный и т.п.);
  • Объём (кол‑во листов‚ томов‚ файлов);
  • Условие доступа (открытый‚ ограниченный‚ закрытый).
• Реестр описей – сводный перечень всех описей‚ позволяющий быстро определить‚ какие документы находятся в архиве.

Учетные документы

Для контроля перемещения и состояния документов используются следующие книги и листы:

• Книга учёта поступления и выбытия дел (КУПВД) – фиксирует каждый приход и отъём документа.
• Лист‑заверитель – подтверждает факт передачи конкретного тома или файла.
• Лист фонда – отражает состав конкретного фонда‚ его номер‚ наименование и ответственного архивариуса.
• Номенклатурные листы – применяются при классификации по тематикам и видам носителей.

Нумерация и учетный номер

Каждое дело получает учётный номер (например‚ 01‑02‑001). Структура номера обычно выглядит так:

1. Код архива (двухзначный);
2. Код фонда (двух‑трехзначный);
3. Порядковый номер дела.

Такой номер упрощает поиск‚ позволяет быстро определить место хранения и обеспечивает уникальность записи в базе данных.

Акт проверки архивного фонда

Раз в год (или по требованию контролирующего органа) проводится сверка учётных данных с фактическим наличием документов. По результатам составляется акт проверки‚ в котором фиксируются:

• Отсутствующие или повреждённые документы;
• Ошибки в учётных записях;
• Рекомендации по исправлению.

Пошаговый алгоритм организации документов (третий уровень)

Подготовительный этап

1. Определение границ фонда – согласно пункту 6 Правил‚ фиксируется‚ какие документы относятся к данному фонду.
2. Сбор исходных материалов – получение дел из подразделений‚ их предварительная проверка на полноту.
3. Классификация по тематикам – использование классификационной системы АФ РФ (разделы‚ подразделы‚ темы).

Формирование описи дел

1. Заполнение шапки описи (наименование фонда‚ период‚ ответственный).
2. Внесение сведений о каждом деле: номер‚ название‚ количество томов‚ тип носителя‚ состояние.
3. Присвоение учётного номера каждому делу.

Регистрация в учётных книгах

1. Внести запись о поступлении в книгу учёта поступления (дата‚ источник‚ номер описи).
2. Создать лист‑заверитель для каждого тома/файла.
3. Обновить реестр описей – добавить новую опись.

Физическое размещение

1. Определить место хранения (шкаф‚ стеллаж‚ архивный ящик) согласно требованиям по температуре‚ влажности и защите от света.
2. Нанести метки (наклейки‚ штрих‑коды) на каждый том/файл‚ соответствующие учётному номеру.
3. Записать в книгу учёта выборку места (например‚ ящик A‑3‚ полка 2).

Обеспечение доступа и использования

1. Определить режим доступа (открытый‚ ограниченный‚ закрытый) в описи.
2. Внести сведения о выдаче в книгу учёта выбытия (кто‚ когда‚ цель).
3. При возврате – оформить акт возврата и обновить запись.

Ежегодная проверка

1. Сверить физическое наличие с учётными данными.
2. Составить акт проверки и передать в отдел контроля качества.
3. Внести исправления в описи и реестр при необходимости.

Практические рекомендации

Используйте электронные системы учёта

Современные архивы активно внедряют Электронные архивные системы (ЭАС). Они позволяют:

• Автоматически генерировать учётные номера;
• Вести цифровой реестр описей;
• Отслеживать перемещения в режиме реального времени;
• Генерировать отчёты для проверок.

Стандартизируйте оформление листов‑заверителей

В приложениях к Приказу № 77 (раздел 77) представлены образцы всех обязательных форм. Рекомендуется хранить шаблоны в электронном виде и печатать только при необходимости.

Обеспечьте надёжную физическую защиту

Для бумажных документов соблюдайте:

• Температуру 18‑22 °C;
• Влажность 45‑55 %;
• Отсутствие прямого солнечного света;
• Защиту от пыли и механических повреждений.

Проводите обучение персонала

Регулярные семинары по работе с правилами и методическими рекомендациями позволяют избежать ошибок в учёте и ускоряют процесс поиска документов.

Пример оформления описи дел (третий уровень)

Третий уровень организации документов в пределах архивного фонда – это детальная‚ но в то же время строгая система‚ позволяющая обеспечить:

• Точность учёта и быстрый поиск;
• Контроль за сохранностью и целостностью документов;
• Соблюдение законодательных требований РФ;
• Эффективное использование архивных материалов исследователями и другими заинтересованными лицами.

Следуя нормативным документам (приказ 77‚ методическим рекомендациям‚ Положению об АФ РФ) и применяя описанный алгоритм‚ архивные учреждения смогут поддерживать высокий уровень организации и надёжности своего фонда.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из официальных нормативных актов Федерального архивного агентства и актуальных методических рекомендаций;