Настоящий регламент определяет порядок организации работы отдела архива организации‚ его задачи‚ функции‚ права и ответственность сотрудников‚ а также порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями․ Регламент разработан с учётом действующего законодательства РФ‚ нормативных актов Росархива и типовых инструкций по работе с документами различных видов (кино‑‚ фото‑‚ фоно‑ и видеодокументы‚ научно‑технические‚ картографические‚ телеметрические материалы)․

Общие положения

• Наименование подразделения – отдел архива (далее – отдел)․
• Статус – структурное подразделение‚ подчиняющееся непосредственно руководителю организации (или уполномоченному лицу)․
• Основная цель – обеспечение надёжного хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документального фонда организации в соответствии с требованиями законодательства и внутренних нормативных актов․
• Принципы деятельности – законность‚ системность‚ доступность‚ конфиденциальность‚ сохранность и эффективность․

Нормативная база

Деятельность отдела регламентируется следующими документами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Росархива от № 16 «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (с последними изменениями);
3. Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв․ Приказом Росархива от );
4. Внутренние нормативные акты организации: положение об архиве‚ инструкция по работе с электронными документами‚ инструкция по пожарной безопасности в архивохранилище и др․

Структура отдела и должностные обязанности

Руководство отдела

• Начальник отдела архива – отвечает за планирование работы‚ контроль выполнения регламента‚ взаимодействие с руководством организации и внешними архивными органами․
• Заместитель начальника – курирует отдельные направления (комплектование‚ хранение‚ выдача документов‚ работу с электронными носителями)․

Специалисты

• Архивариус I‑й категории – осуществляет приём‚ опись‚ размещение и выдачу документов; ведёт учётные карточки и электронные базы данных․
• Архивариус II‑й категории – отвечает за комплектование фондов‚ формирование описей дел по личному составу‚ работу с аудиовизуальными и научно‑техническими материалами․
• Инженер по сохранности – контролирует соблюдение условий хранения (температура‚ влажность‚ освещённость)‚ проводит профилактические мероприятия противопожарной и биологической безопасности․
• Оператор ввода данных – обеспечивает актуальность электронного каталога‚ сканирование и метаданные документов․

Основные функции отдела

1. Комплектование документов – приём документов от структурных подразделений‚ проверка completeness‚ классификация по видам (кино‑‚ фото‑‚ фоно‑ и видеодокументы‚ научно‑технические‚ картографические‚ телеметрические) и уровням значимости․
2. Опись и учёт – составление описей электронных документов постоянного хранения (см․ п․ 2․4․2 типовых правил)‚ описей дел по личному составу‚ формирование карточек учёта и внесение данных в электронный архивный фонд․
3. Хранение – размещение документов в специализированных стеллажах‚ обеспечение требуемых микроклиматических параметров‚ раздельное хранение носителей на нитрооснове (п․ 5․1‑5․2 правил)‚ ведение журнала условий хранения․
4. Выдача и использование – оформление заявок на предоставление документов‚ контроль соблюдения режима доступа (конфиденциальность‚ ограниченный доступ)‚ выдача копий или оригиналов под расписку‚ ведение журнала выдачи․
5. Методическая работа – разработка и актуализация внутренних инструкций‚ проведение обучающих материалов‚ проведение семинаров для сотрудников организации по правилам сдачи документов в архив‚ консультирование по вопросам комплектования и учёта․
6. Отчётность – ежемесячные и ежегодные отчёты о поступлении‚ размещении‚ выдаче и уничтожении документов; подготовка статистических сведений для руководства и внешних проверяющих органов․
7. Уничтожение документов – осуществление уничтожения документов‚ подлежащих ликвидации‚ в соответствии с утверждёнными сроками хранения и актами экспертизы ценности․

Порядок комплектования и приёма документов

1. Подразделения организации направляют в отдел архива заявку на сдачу документов с указанием:
   • наименования документа;
   • даты создания;
   • срока хранения;
   • отдела‑источника;
   • индексации (шифр‚ номер дела)․
2. Специалист отдела проверяет комплектность‚ соответствие описи и оформляет акт приёма‑передачи․
3. Документы регистрируются в журнале приёма и получают внутренний инвентарный номер․
4. Для электронных документов формируются описи постоянного хранения (п․ 2․4․2 типовых правил) и вносятся в электронный каталог․
5. Аудиовизуальные‚ научно‑технические‚ картографические и телеметрические материалы помещаются в отдельные зоны хранения с учётом их специфических требований (например‚ отдельное хранилище для носителей на нитрооснове)․

Хранение и сохранность документов

• Микроклимат – температура 18 ± 2 °C‚ относительная влажность 45 ± 5 % для бумажных носителей; для магнитных и оптических носителей – отдельные параметры‚ указанные в соответствии с инструкцией по сохранности в инструкции по хранению электронных носителей․
• Пожарная безопасность – соблюдение требований Федерального закона № 123‑ФЗ «О пожарной безопасности»; отдельное помещение для хранения документов на нитрооснове (п․ 5․1‑5․2 правил); наличие автоматических систем пожаротушения и регулярные инструктажи персонала․
• Биологическая безопасность – профилактические обработки от плесени и насекомых‚ контроль за состоянием упаковки․
• Охрана – контроль доступа через систему пропусков‚ видеонаблюдение‚ ведение журнала посещений․

Выдача и использование документов

1. Пользователь подаёт письменную или электронную заявку‚ указывая цель использования‚ срок и форму предоставления (оригинал‚ копия‚ скан)․
2. Начальник отдела или его заместитель проверяет запрос на соответствие режиму конфиденциальности и наличие ограничений․
3. При одобрении выдаётся акт выдачи‚ в котором фиксируются:
   • данные о документе (наименование‚ индекс‚ номер дела);
   • ФИО получателя;
   • дата выдачи и предполагаемая дата возврата;
   • подписи получателя и ответственного сотрудника․
4. После использования документы возвращаються в отдел‚ где проводится проверка их состояния и completeness․
5. В случае утери или повреждения документа составляется акт о происшествии‚ определяются меры ответственности виновного лица․

Учёт и отчётность

• Ведение первичного учёта – журналы приёма‚ выдачи‚ уничтожения‚ описи дел․
• Электронный учёт – база данных «Архивный фонд организации» с возможностью поиска по различным критериям (тип документа‚ дата‚ отдел‚ срок хранения)․
• Ежеквартальные отчёты о состоянии фонда‚ выполнении планов комплектования и хранения․
• Годовой отчёт включает сведения о количестве принятых‚ размещённых‚ выданных и уничтоженных документах‚ а также о проведённых мероприятиях по сохранности и методической работе․

Ответственность сотрудников

• Нарушение правил приёма‚ хранения‚ выдачи или уничтожения документов влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними положениями организации․
• При утери или повреждения документов‚ имеющих историческую‚ научную или юридическую ценность‚ возможна материальная ответственность (возмещение ущерба)․
• Нарушение правил пожарной и биологической безопасности может повлечь административную и уголовную ответственность․

Взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями

• С отделом кадров – обмен информацией о личных делах сотрудников‚ сроки хранения и порядок выдачи․
• С юридическим отделом – консультации по вопросам доступа к документам‚ содержащим конфиденциальную или персональную информацию․
• С ИТ‑службой – обеспечение работы электронного архива‚ резервное копирование данных‚ защита от несанкционированного доступа․
• С внешними архивными органами (Росархив‚ региональные архивы) – предоставление отчётов‚ участие в проверках‚ обмен методическими рекомендациями․

Приложения

1. Приложение 1 – Форма заявки на сдачу документов в архив․
2. Приложение 2 – Форма акта приёма‑передачи документов․
3. Приложение 3 – Журнал учёта хранения документов (бумажный и электронный варианты)․
4. Приложение 4 – Перечень видов документов и их сроки хранения․
5. Приложение 5 – Пример описи электронных документов постоянного хранения (соответствует п․ 2․4․2 типовых правил)․
6. Приложение 6 – Инструкция по пожарной безопасности в архивохранилище․
7. Приложение 7 – Инструкция по работе с аудиовизуальными и научно‑техническими носителями․

Соблюдение положений настоящего административного регламента обеспечивает надёжное сохранение документального наследия организации‚ соблюдение законодательных требований и эффективное использование архивных материалов в управленческой‚ научной и образовательной деятельности․ Регулярное обновление регламента в соответствии с изменениями нормативной базы и внутренними потребностями организации является обязательным условием высокой эффективности работы отдела архива․