Дата составления:

Общие сведения

Настоящее техническое задание (ТЗ) определяет требования к созданию и внедрению системы электронного архива (далее – СЭА) в соответствии с действующими нормативными документами:

• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ 19.201‑78 «Единая система программной документации (ЕСПД). Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению»;
• ГОСТ 34.602‑89 «Информационная технология (ИТ). Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
• ГОСТ 15.016‑2016 «Система разработки и постановки продукции на производство (СРПП). Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению»;
• ГОСТ 2.501‑2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения».

ТЗ предназначено для заказчика‚ разработчиков‚ тестировщиков и специалистов по эксплуатации СЭА.

Цели и задачи проекта

1. Обеспечить надёжное хранение‚ учёт и поиск электронных документов с учётом их жизненного цикла (ГОСТ Р 7.0.8‑2025).
2. Гарантировать метаданные документа‚ позволяющие управлять им в течение всего периода хранения.
3. Соблюдать требования к формату электронного документа (структура файлов‚ кодировка‚ расширения).
4. Обеспечить совместимость с существующими информационными системами организации.
5. Гарантировать информационную безопасность и соответствие требованиям законодательства о защите информации.

Область применения

СЭА будет использоваться в:

• службах делопроизводства и архивного дела;
• отделах бухгалтерии‚ юридическом отделе‚ отделе кадров;
• центрах обработки данных (ЦОД) организации.

Термины и определения

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2025:

• Электронный документ – информация‚ представленная в цифровой форме‚ имеющая структуру‚ кодировку и расширение‚ позволяющие её хранить‚ отображать и печатать.
• Метаданные – информация о документе‚ обеспечивающая его управление в течение жизненного цикла.
• Жизненный цикл документа – последовательность стадий от создания до окончательного уничтожения (для документов с постоянным сроком хранения – «незакрытый»).

Требования к системе

5.1 Функциональные требования

1. Регистрация и импорт документов – загрузка файлов различных форматов (PDF‚ DOCX‚ TIFF‚ XML и др.) с автоматическим заполнением метаданных.
2. Классификация и индексация – привязка к классификатору (например‚ ОКУД) и возможность ручного/автоматического тегирования.
3. Поиск и фильтрация – быстрый поиск по метаданным‚ содержимому‚ дате‚ типу‚ ответственному лицу.
4. Контроль доступа – разграничение прав (просмотр‚ редактирование‚ удаление) в соответствии с ролями пользователей.
5. Управление версиями – хранение всех версий документа‚ возможность отката.
6. Автоматическое формирование отчетов – статистика по количеству документов‚ срокам хранения‚ использованию.
7. Экспорт/импорт архивных наборов – формирование архивов в соответствии с ГОСТ‑форматами для передачи в государственные архивы.

5.2 Нефункциональные требования

• Надёжность – отказоустойчивость уровня 99‚9 % за год‚ резервное копирование в реальном времени.
• Производительность – время отклика на запрос поиска не более 2 секунд при базе до 10 млн документов.
• Безопасность – шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3)‚ журналирование всех действий.
• Совместимость – поддержка Windows Server 2022‚ Linux (CentOS 9)‚ интеграция с 1С‚ SAP‚ Microsoft SharePoint.
• Масштабируемость – возможность горизонтального расширения кластера хранения.
• Удобство эксплуатации – веб‑интерфейс с адаптивным дизайном‚ поддержка русской локализации.

5.3 Требования к техническим средствам

Согласно пункту 2.4.4 ГОСТ 19.201‑78‚ в ТЗ указываются основные характеристики оборудования:

Компонент	Минимальные характеристики	Рекомендованные характеристики
Сервер приложений	CPU – 8 ядер‚ 2‚5 ГГц; RAM – 32 ГБ; SSD – 1 ТБ	CPU – 16 ядер‚ 3‚0 ГГц; RAM – 64 ГБ; SSD – 2 ТБ + HDD – 10 ТБ (RAID‑6)
Сервер баз данных	CPU – 8 ядер; RAM – 64 ГБ; SSD – 2 ТБ	CPU – 16 ядер; RAM – 128 ГБ; SSD – 4 ТБ (RAID‑10)
Система резервного копирования	Ленточный накопитель LTO‑8‚ объём – 12 ТБ	Облачный сервис + локальный NAS – 30 ТБ

Требования к информационной и программной совместимости

Согласно пункту 2.4.5 ГОСТ 19.201‑78‚ необходимо указать:

• Входные информационные структуры – XML‑схемы‚ соответствующие ГОСТ Р 7.0.8‑2025 (метаданные)‚ и форматы PDF/A‑2b‚ DOCX (ISO 32000‑2).
• Выходные структуры – архивные пакеты в формате ZIP с вложенными XML‑манифестами (по ГОСТ 2.501‑2013).
• Языки программирования – Java 17 (backend)‚ TypeScript (frontend)‚ SQL‑2023 (БД).
• Платформы – Spring Boot‚ Angular‚ PostgreSQL 15.
• Средства разработки – IntelliJ IDEA‚ Git‚ Maven‚ Docker.

Описание метаданных и форматов документов

Метаданные должны включать обязательные поля:

1. Уникальный идентификатор (UUID);
2. Наименование документа;
3. Автор (физическое/юридическое лицо);
4. Код классификатора (ОКУД‚ ОКПД2);
5. Срок хранения (постоянный/ограниченный);
6. Статус доступа (публичный‚ конфиденциальный‚ служебный);
7. Контрольные суммы (SHA‑256) для проверки целостности.

Форматы файлов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7;0.8‑2025:

• Текстовые документы – PDF/A‑2b‚ DOCX (UTF‑8);
• Изображения – TIFF (CCITT Group 4)‚ PNG (RGB);
• Табличные данные – XLSX (UTF‑8)‚ CSV (RFC 4180).

Безопасность и защита информации

Для обеспечения конфиденциальности и целостности данных необходимо реализовать:

• Аутентификацию по протоколу OAuth 2.0 с двухфакторной проверкой.
• Ролевую модель доступа (RBAC) согласно требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и в канале (TLS 1.3).
• Регулярные аудиты и журналирование (логирование всех операций с указанием времени‚ пользователя‚ действия).
• План восстановления после аварий (DRP) с RTO ≤ 4 ч‚ RPO ≤ 30 мин.

Тестирование и приемка

Тестирование проводится в три этапа:

1. Модульное тестирование – покрытие кода ≥ 80 % (JUnit‚ Jest).
2. Интеграционное тестирование – проверка взаимодействия с 1С‚ SAP‚ LDAP.
3. Приёмочное тестирование – сценарии‚ согласованные с заказчиком‚ включающие проверку сроков хранения‚ экспорта архивных наборов и восстановления из резервных копий.

Критерии приемки:

• Соответствие всем функциональным требованиям (100 %).
• Отсутствие критических дефектов (Severity = 1) после завершения тестов.
• Успешное прохождение проверок безопасности (внутренний аудит‚ сканирование уязвимостей).

План реализации проекта

Этап	Сроки	Ответственные	Ключевые результаты
Инициация и согласование ТЗ	–	Менеджер проекта‚ аналитик	Утверждённый документ ТЗ
Проектирование архитектуры	–	Системный архитектор	Диаграммы компонентов‚ спецификации API
Разработка модулей	–	Команда разработки	Рабочие версии backend‚ frontend‚ БД
Тестирование	–	QA‑инженеры	Отчёты о тестировании‚ исправленные дефекты
Внедрение и обучение	–	Инженер внедрения‚ тренер	Эксплуатационная среда‚ обученный персонал
Эксплуатация и поддержка	– …	Служба поддержки	Стабильная работа СЭА‚ SLA ≤ 2 ч

Оформление и документация

В соответствии с ГОСТ 15;016‑2016 и ГОСТ 19.201‑78 в проекте должна быть подготовлена следующая документация:

• Техническое задание (данный документ);
• Техническое описание (ТЗ‑ТД);
• Пользовательская инструкция;
• Руководство администратора;
• Отчёт о тестировании;
• План резервного копирования и восстановления.

Разработка системы электронного архива по данному ТЗ позволит организации обеспечить надёжное хранение и эффективный доступ к документам‚ соответствовать требованиям ГОСТ‑стандартов и законодательных актов‚ а также повысить уровень информационной безопасности. При соблюдении указанных требований к техническим средствам‚ программной совместимости и процессам тестирования проект будет реализован в запланированные сроки и с требуемым уровнем качества.

---

Ответственный за подготовку ТЗ: Иванов И.И.‚ ведущий аналитик‚ ООО «ИнфоТехСервис»